Die Vorteile und Herausforderungen des hybriden Arbeitens
Von Jayna Patel
Veröffentlicht Juni 14, 2021
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Von Jayna Patel
Veröffentlicht Juni 14, 2021
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Hintergrund der Forschung
Global Business Culture führt seit mehr als fünfzehn Jahren Schulungsprogramme für große globale Unternehmen zum Thema Management globaler virtueller Teams durch. Als die Pandemie im Jahr 2020 ausbrach, kamen dieselben Unternehmen auf uns zurück und baten uns, interne Entwicklungsprogramme zum Thema Management von Remote- und Hybrid-Teams zu entwickeln.
Wir konnten unsere 15-jährige Erfahrung mit dem Thema virtuelles Arbeiten nutzen, um einige großartige Lernerfahrungen zu gestalten. Als Ergebnis haben wir mehr als 100 Programme zum Thema Management von Remote- und Hybrid-Teams für eine Vielzahl von Kunden in verschiedenen Branchen und Regionen durchgeführt.
Das bedeutet, dass wir im vergangenen Jahr mit mehr als 2000 Managern zusammengearbeitet haben - von den höchsten Führungskräften bis hin zu Teamleitern.
In den Schulungsprogrammen, die wir durchgeführt haben, stellen wir den Teilnehmern zunächst zwei recht einfache Fragen:
Was sind die Vorteile von Telearbeit und Hybridarbeit?
Was sind die Herausforderungen der Fern- und Hybridarbeit?
Wie Sie sich vorstellen können, haben wir auf diesem Weg einige interessante Antworten und Diskussionen erhalten, und ich dachte, dass es für andere Organisationen von Nutzen sein könnte, zu erfahren, was uns von den Menschen gesagt wird, die diese Welle des "zukünftigen Arbeitens" gerade jetzt durchlaufen.
Wir haben versucht, die Rückmeldungen, die wir während dieser Gespräche erhalten haben, sorgfältig zu erfassen und haben die häufigsten Erfahrungen, die uns mitgeteilt wurden, herausgefiltert, die wir im Folgenden in diesem Blogbeitrag wiedergeben. Wir haben nicht alles aufgenommen, und einige der Punkte mögen ein wenig widersprüchlich erscheinen, was meiner Meinung nach widerspiegelt, wie sich viele Manager derzeit fühlen.
Es überrascht nicht, dass die zwischenmenschlichen Themen bei den heutigen Führungskräften am meisten Anklang finden und daher in diesem Bericht den größten Raum einnehmen.
Die Vorteile von Telearbeit und Hybridarbeit
Vorteile der Technologie
Die Führungskräfte, mit denen wir zusammenarbeiten, haben das Gefühl, dass die erzwungene Umstellung auf Fernarbeit und dann auf hybride Arbeitsmodelle das Tempo des technologischen Fortschritts in den Unternehmen beschleunigt hat, der andernfalls vielleicht erst nach Jahren zum Tragen gekommen wäre. Dieser technologische Fortschritt hat zwei Hauptauswirkungen:
Die Unternehmen waren gezwungen, in großem Umfang in Technologie zu investieren - sie hatten einfach keine andere Wahl -, und Verbesserungen wurden schnell genehmigt und so schnell eingeführt, wie es die knarzenden Lieferketten zuließen.
Der Einzelne war gezwungen, sich schnell in einer Reihe von Technologien weiterzubilden. Ein häufiger Kommentar lautete: "Wir haben schon seit Jahren eine Technologie für Videokonferenzen, aber wir haben sie nie wirklich genutzt - niemand mochte sie. Fast über Nacht wurden die Mitarbeiter gezwungen, von zu Hause aus mit Hilfe von Technologie zu arbeiten, und fanden sich in einer Situation wieder, in der sie entweder untergehen oder schwimmen mussten. Die Technologie war nicht länger eine Bedrohung, sondern eine Lebensnotwendigkeit.
Vorteile für die Umwelt
Die Möglichkeit eines hybriden Arbeitsumfelds, d. h. regelmäßigeres Arbeiten von zu Hause aus, wird von den Managern, mit denen wir gesprochen haben, fast durchgängig als gute Sache angesehen. Kein einziger Manager hat erklärt, dass er lieber wieder Vollzeit im Büro arbeiten würde (obwohl dies bei den Teammitgliedern, mit denen wir gearbeitet haben, nicht der Fall war, da einige jüngere Mitarbeiter den Wunsch geäußert haben, wieder viel mehr im Büro zu arbeiten).
Das ständige Arbeiten von zu Hause aus bietet sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen eine Vielzahl von Möglichkeiten und Vorteilen. (Wir stufen diese Vorteile als "ökologisch" im weitesten Sinne ein.) Die am häufigsten angesprochenen Themen waren:
Kein Pendeln mehr. Ich kann mich nicht daran erinnern, dass jemand den Wegfall des Pendelns beklagt hätte, auch wenn viele zugegeben haben, dass das Pendeln nach Hause als "Pause" zwischen Arbeit und Zuhause einen gewissen Nutzen hatte. Überraschenderweise wurde der Aspekt der persönlichen Kosteneinsparung weniger häufig genannt als die Freude über die Zeitersparnis durch den Wegfall des täglichen Pendelns.
Größere Flexibilität. Die Flexibilität wird eindeutig als Vorteil gesehen. Die Möglichkeit, die Arbeitszeiten mit anderen Verpflichtungen (Schulweg, Hauslieferungen, Zahnarzttermine usw.) zu vereinbaren, wird als echte Verbesserung der Lebensqualität genannt.
Weniger Unterbrechungen. Obwohl die Menschen die "Water-Cooler"-Momente vermissen (siehe unten im Abschnitt Herausforderungen), herrschte allgemein der Eindruck vor, dass sie sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können, da sie nicht ständig von Leuten unterbrochen werden, die für ein Gespräch an ihrem Schreibtisch stehen. Dies führt nach allgemeiner Auffassung zu einer höheren Produktivität.
Zugang zu Talenten. Es wird anerkannt, dass Unternehmen, die bei der Rekrutierung geografisch immer weniger eingeschränkt sind, langfristig einen Vorteil bei der Talentgewinnung haben könnten.
Einsparungen bei den Unternehmenskosten. Man ist der Meinung, dass ein flexiblerer Ansatz für das Arbeitsumfeld zu Kosteneinsparungen auf Unternehmensebene führen sollte. Das am häufigsten genannte Beispiel hierfür war die Senkung der Immobilienkosten. Auf Nachfrage konnten jedoch nur wenige Manager viele Beispiele nennen, wo Kosteneinsparungen erzielt werden können, und es muss mehr Aufklärungsarbeit in diesem Bereich geleistet werden.
Kohlenstoff-Fußabdruck. Die meisten Menschen scheinen von den möglichen positiven ökologischen Vorteilen begeistert zu sein, die sich aus weniger Pendeln, weniger internationalen Geschäftsreisen usw. ergeben könnten. Auch hier waren nicht viele in der Lage zu erklären, wie diese grünen Vorteile der Telearbeit erreicht werden könnten, außer durch eine Verringerung der Reisetätigkeit von Büroangestellten.
Menschen Vorteile
Das Modell der Tele- und Hybridarbeit ist für viele Manager noch eine recht neue Entwicklung, weshalb sie noch versuchen, die arbeitsbezogenen Vorteile dieses neuen Systems zu erkennen. Diese Frische könnte erklären, warum es ihnen oft schwer fällt, zu erklären, wie ihre Teammitglieder von dieser neuen Arbeitsweise profitieren können, abgesehen von den oben erwähnten Umweltaspekten. Daher ist dieser Abschnitt relativ kurz, gibt aber genau wieder, was in unseren Schulungsprogrammen besprochen wurde.
Größere Eigenverantwortung:Da die Menschen in immer mehr entfernten Umgebungen arbeiten, sind sie in viel größerem Umfang auf sich allein gestellt. Der Chef befindet sich nicht mehr im selben Raum, und so mussten die Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen.
Bessere Problemlösungskompetenz. Wenn man nicht von erfahreneren, sachkundigeren Leuten umgeben ist, muss man Probleme selbst lösen. Menschen, die früher nur zögerlich die Initiative ergriffen haben, ergreifen nun selbst die Initiative.
Mehr Mitgefühl. Die Pandemie war für alle schwierig, aber auf unterschiedliche Weise. Dies scheint zu bedeuten, dass die Mitarbeiter im Allgemeinen ein größeres Maß an Verständnis und Einfühlungsvermögen für ihre Teamkollegen aufbringen.
Bessere Mitarbeiterbindung. Die Fluktuationsrate scheint in vielen Organisationen niedriger gewesen zu sein, was dazu beigetragen hat, dass die Teams während der Pandemie zusammenblieben (ob dies auch nach der Pandemie der Fall sein wird, ist allerdings ein häufiger Diskussionspunkt).
Die Herausforderungen der Telearbeit und des hybriden Arbeitens
Technologie-Herausforderungen
Bei den Rückmeldungen der Führungskräfte standen die technologischen Herausforderungen im Vordergrund - was kaum überrascht, denn die Grundlage für die Arbeit in einem hybriden Umfeld ist eigentlich eine solide technologische Infrastruktur. Obwohl die meisten Menschen anerkennen, dass sich die Technologie in den letzten zehn Jahren bis zur Unkenntlichkeit verbessert hat, wird auch eingeräumt, dass noch viel mehr getan werden muss, bevor hybrides Arbeiten eine völlig nahtlose Methode wird. Einige der Herausforderungen, die sich bei der Fernarbeit stellen, sind makroökonomischer Natur (z. B. Mangel an angemessener Bandbreite), während andere Probleme eher unternehmensspezifisch sind. Eine Momentaufnahme der am häufigsten angesprochenen Probleme:
Internetzugang: Ein uneinheitlicher Zugang zu einer angemessenen Internetverbindung innerhalb eines Teams kann die Fähigkeit eines einzelnen Mitarbeiters, seine Rolle innerhalb des Teams voll auszufüllen, stark beeinträchtigen. Diese Bandbreitendiskrepanzen können dazu führen, dass bestimmte Personen nicht in der Lage sind, ihre Arbeit rechtzeitig abzuliefern, aber auch dazu, dass andere Teammitglieder zusätzlichen Stress haben, weil sie die Arbeit übernehmen müssen, die eigentlich woanders hätte erledigt werden sollen. Dies scheint eine fast unlösbare Aufgabe zu sein, solange es keinen flächendeckenden schnellen Breitbandzugang gibt.
Verfolgung in Echtzeit: Eine der größten Sorgen, die von den Managern geäußert wurden, betraf die Schwierigkeit, zu wissen, was die Teammitglieder tatsächlich tagtäglich tun. Es wurde viel über den Bedarf an Echtzeit-Verfolgungssoftware diskutiert, die den Output der einzelnen Mitarbeiter überwachen kann. Demgegenüber stand das Gefühl, dass eine solche Software als aufdringlich und damit potenziell kontraproduktiv angesehen werden könnte. Nichtsdestotrotz war die von den Managern geäußerte Besorgnis über den Mangel an Transparenz in einer hybriden Umgebung real.
Technologie-Müdigkeit: Es wurde eine echte Besorgnis darüber geäußert, dass die Menschen in der Lage sind, ausschließlich über Technologie zu arbeiten. Über die "Zoom-Müdigkeit" wurde viel gesprochen, aber die Ermüdung durch die ständige Verbindung über die eine oder andere Form der Technologie ist ein Problem, mit dem sich die Unternehmen offenbar dringend befassen müssen. Die Umstellung von einer reinen Fernarbeitsumgebung auf einen hybriden Ansatz dürfte hier bis zu einem gewissen Grad Abhilfe schaffen, auch wenn hybride Meetings wahrscheinlich weiterhin in einer videobasierten Umgebung stattfinden werden, wenn nicht alle Teammitglieder am Bürostandort anwesend sind.
Herausforderungen für die Umwelt
Es hat den Anschein, dass das veränderte Arbeitsumfeld, das durch den Übergang zur Telearbeit und später zu einem stärker hybriden Modell entstanden ist, eine ganze Reihe von Umweltproblemen für den hybriden Manager geschaffen hat. Diese Umweltprobleme scheinen die Manager zusätzlich zu belasten, und in einigen Fällen besteht die Gefahr, dass die Manager ausbrennen. Darüber hinaus müssen viele dieser ökologischen Herausforderungen der Telearbeit auch auf strategischer Ebene von jeder Organisation angegangen werden, die sich auf eine hybride Zukunft zubewegt, und wir hoffen, dass die unten aufgeführten Punkte den Unternehmen helfen werden, diese strategischen Diskussionen zu führen. (Die Gefahr der Zukunft besteht darin, dass ein Unternehmen einfach versucht, "mit dem Strom zu schwimmen" und "zu sehen, was passiert", ohne in der Anfangsphase das entsprechende Maß an Überlegungen, Zeit und Investitionen zu investieren).
Die wichtigsten Umweltfragen, die angesprochen wurden, waren:
Fehlende Spontaneität: Es besteht kein Zweifel daran, dass Remote- und hybride Arbeitsformen die Zahl der spontanen Interaktionen in einem Team reduzieren. Die berühmten "Water-Cooler"-Momente gibt es nicht mehr, man trifft sich nicht mehr im Aufzug, und man kann nicht mehr schnell einen Kaffee mit einem Kollegen trinken, um ein Problem in einer geselligen Atmosphäre zu besprechen. Obwohl der Wegfall solcher Aktivitäten einige Produktivitätsvorteile mit sich bringt, scheinen diese Vorteile durch die Nachteile bei weitem aufgewogen zu werden. Wie werden die Teams die Kreativitätslücke schließen, die durch den Verlust der persönlichen Interaktion entsteht? Dies ist eine Schlüsselfrage, die in einer Welt, in der Innovation und Wandel die beiden Schlüssel zum künftigen Erfolg sein werden, beantwortet werden muss. Wie können wir sicherstellen, dass Manager in der Lage sind, ein Umfeld zu schaffen, in dem Brainstorming und das Hinterfragen des Status quo in einer hybriden Welt gedeihen können?
Einarbeitung: Die Herausforderung des Onboarding ist ein Thema, das die Aufmerksamkeit der meisten Manager auf sich zieht und das, wie unsere Arbeit gezeigt hat, einen unverhältnismäßig großen Teil der Management-Bandbreite in Anspruch zu nehmen scheint. Neue Mitarbeiter sind von entscheidender Bedeutung - sie sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens -, aber wenn der Einarbeitungsprozess die Zeit des Managements in Anspruch nimmt, wirkt sich dies unweigerlich auf andere Bereiche der Teamleistung aus. Die effektive Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einer Weise, die sowohl den neuen Mitarbeitern als auch den Führungskräften hilft, ist eine Angelegenheit von entscheidender Bedeutung, die viele Überlegungen erfordert.
Mangelnde Vernetzung: Unternehmen beklagen seit Jahrzehnten, dass sie in Silos arbeiten und dass die Auswirkungen dieses Ansatzes dem Unternehmen schaden. In der Tat scheint dies ein erhebliches Problem gewesen zu sein, selbst als alle Mitarbeiter in einem Büro zusammenarbeiteten. Es besteht die berechtigte Sorge, dass sich dieses Problem in einer hybriden Umgebung noch verschärft, in der die Mitarbeiter viel weniger Gelegenheit haben, sich mit anderen außerhalb ihres eigenen, eng verbundenen Teams zu vernetzen.
Probleme bei der Mitarbeiterbindung: Die Manager nannten die Möglichkeit, Talente aus einem größeren geografischen Gebiet anzuziehen, als potenziellen Vorteil der "neuen Normalität", waren aber auch der Ansicht, dass sie und ihre Teammitglieder dadurch potenziell der Abwerbung durch weit entfernte Konkurrenten ausgesetzt wären. Diese Gefahr wurde als Grund dafür angeführt, dass große Anstrengungen unternommen werden müssten, um wichtige Mitarbeiter zu motivieren und an das Unternehmen zu binden.
Physische Arbeitsumgebung. Viele gaben an, dass bei der Arbeit in einem hybriden Umfeld "wir alle im selben Boot sitzen, aber die Boote der einen sind viel größer als die der anderen". Es ist zweifellos richtig, dass einige Teammitglieder ein äußerst komfortables Arbeitsumfeld zu Hause haben, andere hingegen nicht, und dass diese Unterschiede zu Ungleichheiten innerhalb eines Teams führen können. Es wurde zum Beispiel viel darüber diskutiert, ob diese Unterschiede im Arbeitsumfeld bei der Beurteilung berücksichtigt werden sollten.
Abschalten: Der Gegenpol zu den Vorteilen, die sich aus dem Wegfall des Pendelns ergeben, ist die Tatsache, dass es bei der Arbeit von zu Hause aus schwierig zu sein scheint, am Ende des Tages abzuschalten. Es wird oft der Witz zitiert: "Kannst du mich daran erinnern, ob ich von zu Hause aus arbeite oder bei der Arbeit wohne? Die Gründe, warum Manager in einem hybriden Arbeitsumfeld länger arbeiten, sind komplex und vielschichtig (ich beabsichtige, einen separaten Artikel darüber zu schreiben), aber es scheint, dass Manager so viel Zeit mit Teamaktivitäten, 1-2-1-Gesprächen, Besprechungen usw. verbringen, dass ihre eigenen individuellen Aufgaben "zur Seite" geschoben werden - und "zur Seite" bedeutet oft frühe Morgenstunden, Abende und Wochenenden. Dies ist ein Problem, das dringend angegangen werden muss, wenn wir nicht wollen, dass in den kommenden Monaten und Jahren ein massives Management-Burn-out und eine Zunahme psychischer Probleme zu verzeichnen sind.
Menschen Herausforderungen
Die Manager scheinen zu erkennen, dass die Mitarbeiter in ihren Teams mit einer Vielzahl von persönlichen Herausforderungen konfrontiert sind und dass die Bewältigung dieser Art von Fernarbeit zusätzlichen Druck auf die Schultern der Manager in hybriden Umgebungen ausübt. Manager wollen unbedingt das Beste für die Mitarbeiter in ihren Teams tun und sicherstellen, dass ihre Teams weiterhin ihre Ziele erreichen, aber sie wissen nicht, wie sie sich am besten auf die Führung in einem hybriden Umfeld einstellen sollen - angesichts der Tatsache, dass die meisten von ihnen ihre Führungsqualitäten in einem Büroumfeld gelernt haben, in dem sie vor Ort arbeiten. Dieser Abschnitt könnte eigentlich ein ganzes Buch füllen, aber wir haben versucht, das Feedback auf ein paar leicht verdauliche Bereiche zu konzentrieren:
Kommunikation zwischen den Teams: Es scheint schwierig zu sein, dafür zu sorgen, dass das gesamte Team weiterhin miteinander kommuniziert, und es besteht die Gefahr, dass sich innerhalb der Teams Cliquen bilden (mehr als in einer Büroumgebung). Die Tatsache, dass die gesamte Kommunikation über die Technologie erfolgt, kann die Kommunikation behindern, was im Laufe der Zeit zu einem sinkenden Kommunikationsniveau führen kann.
Bedarf an Kontext: Es wird anerkannt, dass Teammitglieder einen Kontext für die Arbeit benötigen, die ihnen aufgetragen wird, und dass dieser Bedarf an Kontexterläuterung in einem Remote- oder Hybridteam größer ist als in einem Büroteam (weil man nicht einfach mithören kann, was vor sich geht.) Die Notwendigkeit, die Mitarbeiter ständig zu motivieren, indem man ihnen einen solchen Hintergrundkontext liefert, ist jedoch ein echter Zeitfresser für einen Manager. Mit der Zeit können diese Anforderungen (die mit anderen Anforderungen konkurrieren) dazu führen, dass die Vermittlung von Hintergrundwissen vergessen oder übersehen wird. (Dies mag als kleines Problem erscheinen, ist es aber nicht - es kann sehr schnell dazu führen, dass sich Teammitglieder unengagiert und demotiviert fühlen).
Was ist vorrangig zu behandeln: Bei so vielen konkurrierenden Anforderungen an die Zeit des Managers kann es für ihn schwierig sein, zu wissen, was oder wen er zu einem bestimmten Zeitpunkt priorisieren soll. Diese Herausforderung wird durch die geringere Transparenz verschärft, die sich aus Remote- und Hybridarbeit ergibt. Was genau liegt zu einem bestimmten Zeitpunkt hinter dem Zeitplan zurück und welche Teammitglieder könnten Schwierigkeiten haben und zusätzliche Unterstützung benötigen?
Überlastung der Kommunikation: Teammitglieder neigen dazu, in einer hybriden Umgebung mehr mit Managern zu kommunizieren als in einer bürobasierten Umgebung - das mag kontraintuitiv erscheinen, ist aber wahr. Auch hierfür gibt es verschiedene Gründe, die sich im Wesentlichen in zwei Kategorien einteilen lassen: Erstens verlieren Fernarbeitskräfte den Überblick darüber, wer für was zuständig ist, und die einfache Reaktion besteht darin, alles über den Vorgesetzten laufen zu lassen, und zweitens haben die Mitarbeiter das Gefühl, von ihrem Vorgesetzten nicht genug Aufmerksamkeit zu bekommen, und ergreifen jede Gelegenheit zum Kontakt. In beiden Fällen können Manager mit scheinbar trivialen Informationen überfordert sein.
Karrieremanagement: Die Führungskräfte machen sich Sorgen, dass sie ihren Teammitgliedern nicht so gut helfen können, ihre berufliche Entwicklung zu steuern, wie sie es sich wünschen. Sie können nicht so leicht erkennen, wann jemand für den nächsten Schritt bereit ist, und sie fühlen sich weniger mit den internen Stellenangeboten verbunden, die sich innerhalb des Unternehmens ergeben. Die gesamte Frage des Karrieremanagements in hybriden Teams ist ein Bereich, über den in den nächsten Jahren viel nachgedacht werden muss.
Schlussfolgerung
Im Laufe der vielen Schulungsprogramme, die wir durchgeführt haben, wurde deutlich, dass die Führungskräfte nach Unterstützung und Ratschlägen suchen, wie sie ihren Managementansatz am besten an die Anforderungen der künftigen hybriden Teamumgebung anpassen können. Viele Manager äußerten sich sehr erleichtert darüber, dass sie die Herausforderungen der Fernarbeit und die Frustrationen, die sie im letzten Jahr erlebt haben, mit ihren Kollegen teilen können. Viele Kommentare lauteten: "Es war eine große Erleichterung, diese Themen zu besprechen - ich dachte, nur ich hätte Schwierigkeiten damit.
Die Umstellung auf hybrides Arbeiten ist möglicherweise das bedeutendste Unternehmensereignis der letzten Jahrzehnte, und die Art und Weise, wie jedes Unternehmen für diese neue Zukunft plant, wird maßgeblich dazu beitragen, die Gewinner und Verlierer dieses Prozesses zu bestimmen. Obwohl die oben erörterten Punkte keineswegs eine endgültige Liste der Vorteile und Herausforderungen des hybriden Arbeitens darstellen, hoffen wir, dass sie den Unternehmen helfen und sie bei ihren Überlegungen zu Lösungen für die Telearbeit unterstützen.
Wir würden uns freuen, diese Ideen mit Ihnen im Detail zu besprechen und Ihnen den Mehrwert zu erläutern, den wir Unternehmen auf ihrem Weg in die "Zukunft der Arbeit" bieten können.
