Global Business Culture organise depuis plus de quinze ans des programmes de formation sur la gestion d'équipes virtuelles globales pour de grandes entreprises internationales. Lorsque la pandémie a frappé en 2020, ces mêmes entreprises sont revenues nous voir pour nous demander de développer des programmes de développement interne sur la gestion d'équipes distantes et hybrides.
Nous avons pu mettre à profit nos 15 années d'expérience sur les questions liées au travail virtuel pour nous aider à mettre au point de formidables expériences d'apprentissage et, en conséquence, nous avons organisé plus de 100 programmes sur le thème de la gestion des équipes distantes et hybrides pour une variété de clients dans de nombreux secteurs et dans de nombreuses régions du monde.
Cela signifie que nous avons travaillé avec plus de 2000 managers au cours de l'année écoulée, des plus hauts responsables aux chefs d'équipe.
Dans les programmes de formation que nous avons organisés, nous commençons par poser deux questions assez simples aux participants :
Quels sont les avantages du travail à distance et du travail hybride ?
Quels sont les défis du travail à distance et du travail hybride ?
Comme vous pouvez l'imaginer, nous avons eu des réponses et des discussions intéressantes en cours de route, et j'ai pensé que d'autres organisations pourraient bénéficier de ce que nous disent les personnes qui traversent actuellement cette vague de "travail futur ".
Nous avons essayé d'être assidus dans l'enregistrement du feedback que nous avons eu au cours de ces discussions et nous avons extrait les expériences les plus communes qui nous ont été relayées - que nous présentons ci-dessous dans ce billet de blog. Nous n'avons pas tout inclus et certains points peuvent sembler un peu contradictoires, ce qui, je pense, reflète le sentiment actuel de nombreux managers.
Il n'est pas surprenant que les questions interpersonnelles soient celles qui semblent avoir le plus d'écho auprès de la population des cadres d'aujourd'hui et c'est pourquoi ces éléments sont les plus importants dans ce rapport.
Les avantages du travail à distance et du travail hybride
Avantages technologiques
Les cadres avec lesquels nous travaillons ont le sentiment que le passage forcé à des modèles de travail à distance, puis hybrides, a accéléré le rythme des progrès technologiques au sein des entreprises, qui auraient autrement mis des années à se concrétiser. Ce progrès technologique a eu deux impacts principaux :
Les entreprises ont été contraintes d'investir massivement dans la technologie - elles n'avaient tout simplement pas le choix - et les améliorations ont été approuvées rapidement et déployées aussi vite que le permettaient les chaînes d'approvisionnement grinçantes.
Les individus ont été contraints de se perfectionner rapidement dans toute une série de technologies. Un commentaire courant est le suivant : "Nous disposons de la technologie des réunions vidéo depuis des années, mais nous ne l'avons jamais vraiment utilisée - personne ne l'aimait". Presque du jour au lendemain, les gens ont été contraints de travailler à domicile en utilisant la technologie et se sont retrouvés dans une situation où ils devaient couler ou nager. La technologie n'était plus une menace mais une nécessité de la vie.
Avantages pour l'environnement
La possibilité d'un environnement de travail hybride, c'est-à-dire de travailler à domicile de manière plus régulière, est presque universellement considérée comme une bonne chose par les managers que nous avons rencontrés. Aucun manager n'a déclaré qu'il préférerait revenir au bureau à plein temps (bien que ce ne soit pas le cas parmi les membres de l'équipe avec lesquels nous avons travaillé, où un bon nombre de jeunes employés ont exprimé le désir d'être à nouveau beaucoup plus au bureau).
Travailler de manière plus régulière depuis son domicile est considéré comme présentant une myriade d'opportunités et d'avantages, tant pour les organisations que pour les individus. (Nous considérons ces avantages comme "environnementaux" dans leur sens le plus large) :
Plus de trajet domicile-travail. Je ne me souviens pas d'avoir vu une seule personne se lamenter sur la disparition du trajet domicile-travail, bien que de nombreuses personnes aient reconnu que le trajet domicile-travail était quelque peu bénéfique en tant que "pause" entre le travail et la maison. De manière surprenante, la question de l'économie des coûts personnels a été moins souvent exprimée que le plaisir de gagner du temps en n'ayant plus de trajet quotidien.
Une plus grande flexibilité. La flexibilité est définitivement considérée comme un avantage, la possibilité d'organiser les horaires de travail autour d'autres engagements (courses d'école, livraisons à domicile, rendez-vous chez le dentiste, etc.) étant citée comme une réelle amélioration en termes de qualité de vie.
Moins d'interruptions. Bien que les moments de "refroidissement de l'eau" manquent (voir ci-dessous dans la section "Défis"), le sentiment général est que les gens peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches car ils ne sont pas constamment interrompus par des personnes qui s'arrêtent à leur bureau pour bavarder. On considère généralement que cela conduit à des niveaux de productivité plus élevés.
Accès aux talents. Il est reconnu que, dans la mesure où les entreprises sont de moins en moins limitées géographiquement en termes de recrutement, il pourrait y avoir un avantage en termes d'acquisition de talents à long terme.
Economies de coûts au niveau de l'entreprise. On estime qu'une approche plus flexible de l'environnement de travail devrait permettre de réaliser des économies au niveau de l'entreprise. L'exemple le plus souvent cité est celui de la réduction des coûts immobiliers. Cependant, lorsqu'on les a pressés, peu de managers ont été en mesure de donner de nombreux exemples de réduction des coûts, et il est nécessaire de faire plus d'éducation dans ce domaine.
Empreinte carbone. La plupart des personnes semblent être enthousiasmées par les éventuels avantages écologiques qui pourraient résulter de la réduction des trajets domicile-travail, des voyages d'affaires internationaux, etc. Une fois de plus, peu de personnes ont été en mesure d'expliquer comment ces avantages écologiques du travail à distance pourraient être obtenus autrement que par une réduction du nombre de voyages effectués par les travailleurs basés au bureau.
Avantages pour les personnes
Le modèle de travail à distance et hybride est encore assez nouveau pour de nombreux managers et ils essaient donc encore de comprendre les avantages de ce nouveau système sur le plan professionnel. Cette fraîcheur peut expliquer pourquoi ils ont souvent du mal à expliquer comment les membres de leur équipe peuvent bénéficier de cette nouvelle façon de travailler, au-delà des questions environnementales soulignées ci-dessus. C'est pourquoi cette section est relativement courte mais reflète fidèlement ce qui a été discuté dans nos programmes de formation.
Une plus grande responsabilisation.Comme les gens travaillent dans des environnements plus éloignés, ils se retrouvent à travailler sur des questions sans supervision dans une bien plus large mesure. Le patron n'est plus dans la même pièce et les employés doivent donc assumer davantage de responsabilités.
De meilleurs niveaux de résolution de problèmes. Si vous n'êtes pas entouré de personnes plus expérimentées et plus compétentes, il devient nécessaire de résoudre les problèmes par vous-même. Les personnes qui étaient auparavant réticentes à prendre l'initiative prennent maintenant les devants.
Plus d'empathie. La pandémie a été difficile pour tout le monde, mais elle l'a été de différentes manières. Cela semble signifier que les employés font généralement preuve de plus de compréhension et d'empathie envers leurs coéquipiers.
Amélioration de la fidélisation. Les taux d'attrition semblent avoir été plus faibles dans de nombreuses organisations, ce qui a été utile pour maintenir les équipes ensemble pendant la période de pandémie (bien que la question de savoir si cela se poursuivra après la pandémie soit un sujet de discussion fréquent).
Les défis du travail à distance et du travail hybride
Défis technologiques
Les défis technologiques figurent en bonne place dans les commentaires reçus des managers, ce qui n'est guère surprenant puisque le fondement de la capacité à fonctionner dans un environnement hybride est en fait une infrastructure technologique solide. Bien que la plupart des gens reconnaissent que la technologie s'est améliorée de façon spectaculaire au cours des dix dernières années environ, il est également admis qu'il reste beaucoup à faire avant que le travail hybride ne devienne une méthodologie totalement transparente. Certains des défis rencontrés en matière de travail à distance sont de nature macro-économique (manque de bande passante décente, par exemple), tandis que d'autres problèmes sont beaucoup plus spécifiques à l'entreprise. Voici un aperçu des problèmes les plus courants :
Accès à Internet : Un accès irrégulier à une connectivité Internet raisonnable au sein d'une équipe peut avoir un impact important sur la capacité d'un collaborateur à jouer pleinement son rôle au sein de l'équipe. Ces écarts de bande passante peuvent avoir pour conséquence que certaines personnes ne soient pas en mesure de livrer leurs travaux à temps, mais aussi que d'autres membres de l'équipe subissent un stress supplémentaire parce qu'ils doivent reprendre le travail qui aurait dû être fait ailleurs. Ce défi semble presque insoluble tant que l'accès rapide à la bande passante ne sera pas universel.
Suivi en temps réel : L'une des principales préoccupations exprimées par les managers concerne la difficulté de savoir ce que font réellement les membres de l'équipe au quotidien. La nécessité de disposer d'un logiciel de suivi en temps réel permettant de contrôler la production de chaque collaborateur a fait l'objet de nombreuses discussions, alors qu'un tel logiciel pourrait être considéré comme intrusif et donc potentiellement contre-productif. Néanmoins, l'inquiétude exprimée par les managers quant au manque de visibilité dans un environnement hybride était réelle.
Fatigue technologique : Une véritable inquiétude a été exprimée quant à la capacité des gens à travailler exclusivement par le biais de la technologie. La "fatigue du zoom" a fait couler beaucoup d'encre, mais la lassitude de la connexion constante via une forme de technologie ou une autre est un problème qui semble devoir être traité de toute urgence par les entreprises. Le passage d'un environnement de travail entièrement à distance à une approche hybride devrait y remédier dans une certaine mesure, bien que les réunions hybrides soient susceptibles de rester dans un environnement vidéo si tous les membres de l'équipe ne sont pas présents dans le bureau.
Défis environnementaux
Il semblerait que l'environnement de travail modifié par le passage au travail à distance et, plus tard, à un modèle plus hybride, ait créé toute une série de défis environnementaux pour le manager hybride. Ces problèmes environnementaux semblent imposer des charges supplémentaires aux managers et, dans certains cas, risquent de les épuiser. En outre, bon nombre de ces défis environnementaux du travail à distance doivent également être abordés au niveau stratégique par toute organisation qui s'oriente vers un avenir hybride, et nous espérons que les points soulignés ci-dessous aideront les entreprises à encadrer ces discussions stratégiques. Nous espérons que les points décrits ci-dessous aideront les entreprises à encadrer ces discussions stratégiques (le danger à l'avenir sera qu'une entreprise essaie simplement de "suivre le courant" et de "voir ce qui se passe" sans investir la quantité appropriée de réflexion, de temps et d'investissement dans les premières étapes).
Les principales questions environnementales soulevées ont été les suivantes :
Manque de spontanéité : il ne fait aucun doute que le travail à distance et le travail hybride réduisent le nombre d'interactions spontanées disponibles dans un environnement d'équipe. Les fameux moments de convivialité ont disparu, les gens ne se croisent plus dans l'ascenseur et il n'est plus possible de prendre un café rapide avec un collègue pour discuter d'un problème dans une atmosphère conviviale. Bien que l'on puisse dire que la perte de ces activités présente certains avantages en termes de productivité, ces avantages semblent être largement compensés par les inconvénients. Comment les équipes vont-elles combler le manque de créativité laissé par la perte de l'interactivité en personne ? Il s'agit d'une question clé qui doit être abordée dans un monde où l'innovation et le changement seront les deux clés du succès futur. Comment faire en sorte que les managers soient en mesure de créer des environnements où le brainstorming et la remise en cause du statu quo peuvent s'épanouir dans un monde hybride ?
Embarquement : Le défi de l'intégration est une question qui retient l'attention de la plupart des managers et qui, d'après le travail que nous avons effectué, semble exiger une quantité disproportionnée de bande passante de gestion. Les nouveaux arrivants sont d'une importance capitale - ils sont l'élément vital de toute organisation - mais si le processus d'intégration monopolise le temps de la direction, cela aura inévitablement un impact sur d'autres domaines de la performance de l'équipe. L'intégration efficace des nouveaux arrivants, d'une manière qui aide à la fois les nouveaux employés et les managers, est une question d'une importance cruciale qui nécessite une grande réflexion.
Manque de mise en réseau : Les entreprises se plaignent depuis des décennies qu'elles fonctionnent en silos et que les conséquences de cette approche sont préjudiciables à l'entreprise. En fait, cela semble avoir été un problème important même lorsque tout le monde travaillait ensemble dans le même bureau. Il existe une réelle inquiétude quant à l'aggravation de ce problème dans un environnement hybride où les gens ont beaucoup moins d'occasions de se mettre en réseau avec des personnes extérieures à leur propre équipe soudée.
Problèmes de rétention : Les managers ont cité la capacité d'attirer des talents d'une zone géographique plus large comme un avantage potentiel de la "nouvelle normalité", mais ils ont également estimé que cela pourrait les laisser, ainsi que les membres de leur équipe, ouverts aux chasseurs de têtes de concurrents éloignés. Ce danger a été cité comme une raison pour laquelle des efforts considérables devraient être faits pour garder les employés clés motivés et engagés dans l'entreprise.
Environnement physique de travail. De nombreuses personnes ont cité l'idée que lorsqu'on travaille dans un environnement hybride, "nous sommes tous dans le même bateau, mais les bateaux de certains sont beaucoup plus grands que d'autres". Il est sans doute vrai que si certains membres de l'équipe ont un environnement de travail à domicile extrêmement confortable, d'autres n'en ont pas et que ces différences peuvent entraîner des inégalités au sein d'une équipe. De nombreuses discussions ont eu lieu, par exemple, pour savoir si ces différences d'environnement de travail devaient être prises en compte dans les évaluations.
Déconnexion : Le contrepoint aux gains réalisés grâce à l'absence de trajet est le fait que le travail à domicile semble rendre difficile la déconnexion à la fin de la journée. Les gens citent souvent la blague suivante : "Pouvez-vous me rappeler si je travaille à la maison ou si je vis au travail ? Les raisons pour lesquelles les managers finissent par travailler plus longtemps dans un environnement hybride sont complexes et à multiples facettes (j'ai l'intention d'écrire un article séparé sur ce sujet), mais il semble que les managers passent tellement de temps sur des activités d'équipe, des entretiens en tête-à-tête, des réunions, etc. que leurs propres tâches individuelles sont reléguées à l'arrière-plan - et l'arrière-plan se traduit souvent par des matinées, des soirées et des week-ends. Il s'agit là d'un problème auquel il est urgent de s'attaquer si nous ne voulons pas assister à un épuisement professionnel à grande échelle et à une augmentation des problèmes de santé mentale dans les mois et années à venir.
Les défis du personnel
Les managers semblent reconnaître que les membres de leurs équipes sont confrontés à divers défis personnels et que le fait de relever ces types de défis liés au travail à distance ajoute une pression supplémentaire sur les épaules des managers dans les environnements hybrides. Les managers veulent à tout prix faire ce qu'il y a de mieux pour les membres de leurs équipes et s'assurer que ces dernières continuent à atteindre leurs buts et objectifs, mais ils ont du mal à savoir comment s'adapter au mieux à la gestion d'un environnement hybride - étant donné que la plupart d'entre eux ont acquis leurs compétences managériales dans un environnement de bureau en colocation. Cette section pourrait remplir un livre, mais nous avons essayé de condenser les commentaires en quelques domaines faciles à digérer :
Communication inter-équipe : Il semble difficile de s'assurer que toute l'équipe continue à communiquer entre elle et qu'il existe un réel danger de formation de cliques au sein des équipes (plus que dans un environnement de bureau). Le fait que toute la communication se fasse par le biais de la technologie peut décourager la communication, ce qui peut entraîner une baisse des niveaux de communication au fil du temps.
Besoin de contexte : Il est reconnu que les membres de l'équipe ont besoin d'être mis en contexte par rapport au travail qu'on leur demande de faire et que ce besoin de mise en contexte est plus important au sein d'une équipe à distance ou hybride que dans une équipe de bureau (en raison de l'impossibilité de simplement entendre ce qui se passe). Au fil du temps, ces demandes (qui entrent en concurrence avec d'autres demandes) peuvent faire en sorte que la communication du contexte soit oubliée ou négligée. (Cela peut sembler un problème mineur, mais il ne l'est pas - il peut conduire très rapidement à ce que les membres de l'équipe se sentent désengagés et démotivés).
Ce qu'il faut privilégier : Avec autant de demandes concurrentes sur le temps du manager, il peut être difficile pour lui de savoir à tout moment à quoi ou à qui donner la priorité. Ce défi est exacerbé par la visibilité réduite qui résulte du travail à distance et hybride. Qu'est-ce qui est exactement en retard à un moment donné et quels membres de l'équipe peuvent avoir des difficultés et avoir besoin d'un soutien supplémentaire ?
Surcharge de communication : Les membres de l'équipe ont tendance à communiquer davantage avec les managers dans un environnement hybride que dans un environnement de bureau - cela peut sembler contre-intuitif, mais c'est vrai. Là encore, les raisons en sont diverses mais, pour l'essentiel, elles se répartissent en deux catégories : premièrement, les travailleurs à distance perdent de vue qui est responsable de quoi et la réaction facile est de tout faire passer par le manager ; deuxièmement, les gens ont l'impression de ne pas recevoir assez d'attention de la part de leur manager et saisissent la moindre occasion de contact. Dans les deux cas, les managers peuvent être submergés par des informations apparemment insignifiantes.
Gestion des carrières : Les managers s'inquiètent de ne pas pouvoir aider les membres de leur équipe à gérer leur progression de carrière aussi efficacement qu'ils le souhaiteraient. Ils ne peuvent pas voir aussi facilement quand une personne est prête à passer à l'étape suivante, et ils se sentent moins liés aux opportunités d'emploi internes qui se présentent au sein de l'organisation. Toute cette question de la gestion des carrières au sein des équipes hybrides est un domaine qui nécessitera beaucoup de réflexion dans les années à venir.
Conclusion
Ce qui est apparu au cours des nombreux programmes de formation que nous avons organisés, c'est que les managers ont un besoin criant de soutien et de conseils sur la manière d'adapter au mieux leur approche managériale aux exigences du futur environnement d'équipe hybride. De nombreux managers ont exprimé un réel soulagement à l'idée de pouvoir partager avec leurs collègues les défis du travail à distance et les frustrations qu'ils ont ressenties au cours de l'année écoulée. Nous avons reçu de nombreux commentaires du type : "C'est un tel soulagement de pouvoir discuter de ces questions - je pensais que j'étais le seul à trouver cela difficile".
Le passage au travail hybride est probablement l'événement le plus important de ces dernières décennies pour les entreprises et la façon dont chacune d'entre elles planifie ce nouvel avenir contribuera largement à déterminer les gagnants et les perdants de ce processus. Bien que les questions abordées ci-dessus ne constituent en aucun cas une liste définitive des avantages et des défis du travail hybride, nous espérons qu'elles aideront les organisations et éclaireront leur réflexion sur les solutions de travail à distance.
Nous serions ravis de discuter plus en détail de ces idées avec vous et d'expliquer la valeur ajoutée que nous pensons pouvoir apporter aux organisations qui naviguent dans l'"avenir du travail".
