Globales Outsourcing: Wichtige Überlegungen - Teil 4

In diesem letzten Blog unserer Serie über globales Outsourcing konzentrieren wir uns auf einige wichtige interne Bereiche, die von entscheidender Bedeutung sind, aber unserer Erfahrung nach entweder übersehen oder unzureichend berücksichtigt werden.

Warum Talent- und Personalmanagement während des globalen Outsourcing-Prozesses von entscheidender Bedeutung sind.

Sobald die Entscheidung getroffen ist, ein Transformationsprogramm wie Global Outsourcing in Angriff zu nehmen, und jeder, von der Führungsebene bis zum Teammitglied, die Bedeutung und das Risiko des Programms und seine spezifische Rolle im Projekt verstanden hat, treten wir in die Phase der Ausführung ein. In dieser Phase werden die Auswirkungen der Pläne auf die Teams und die menschlichen Herausforderungen, die sie mit sich bringen, verstärkt und können, wenn sie nicht gut geplant und gemanagt werden, selbst das am sorgfältigsten durchdachte Projekt zum Scheitern bringen. Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Elemente richtig zu gestalten, und wenn sie nicht täglich konzentriert und flexibel gehandhabt werden, bereitet dies der Projektleitung potenziell die größten Kopfschmerzen.

Die wichtigsten Punkte, die in dieser Phase zu berücksichtigen sind, sind:

• Abordnungen: Es liegt auf der Hand, dass globale Outsourcing-Programme ein gewisses Maß an Stress für den Einzelnen und für das Team verursachen, oft allein durch Angst und Misstrauen gegenüber dem Unbekannten. Diese Herausforderungen können durch die Einführung von Schulungen zur kulturellen Sensibilisierung und Mentoring reduziert werden, aber darüber hinaus, und das ist entscheidend für den Erfolg des Programms, ist die Entwicklung eines Entsendungsplans - die Entsendung von Mitarbeitern zu und von der gewählten Outsourcing-Einheit. Dies erleichtert nicht nur den Prozesstransfer, sondern auch die Entwicklung der notwendigen unternehmensübergreifenden Beziehungen, des kulturellen Bewusstseins und des grundlegenden Vertrauens in die Partnerschaft - ein Vertrauen, das zu Beginn solcher Projekte so oft fehlt.
   
  Entscheidend für den Erfolg eines guten Entsendungsplans ist die Zustimmung der Führungsebene und der Teammitglieder, die ihre besten Mitarbeiter zur Verfügung stellen müssen, um sich zu 100 % für das Programm zu engagieren - und gleichzeitig die Liefer- oder Dienstleistungsniveaus der aktuellen Umgebung aufrechterhalten müssen. Die Anpassung des Entsendungsplans an die realen Anforderungen des sich entwickelnden Programms erfordert vom Projektteam ein hohes Maß an "praktischer" Flexibilität und Agilität.

  Es ist auch sehr wichtig, die Kandidaten für die Entsendung sorgfältig auszuwählen - sie müssen nicht nur Prozessexperten sein, sondern gleichzeitig auch Botschafter für das Unternehmen und das Programm, und sie müssen darüber hinaus kulturell sensibilisiert sein. Diese Kombination von Fähigkeiten ist in den meisten Unternehmen eine Seltenheit, und es kann schwierig sein, diese Kombination in einem oft "bedrohlichen" Veränderungsumfeld zu finden.

• Abwanderung/Wiedereingliederung: Bei den meisten sorgfältig geplanten Projekten gibt es in der Regel einen Arbeitsbereich für das Management der Fluktuation in der "Heimat"-Umgebung - es ist jedoch wichtig, sich auch Gedanken über die ausgelagerte/offshored Umgebung zu machen. Oftmals werden Mitarbeiter aufgrund der Sprache, unterschiedlicher Managementstile oder einfach aufgrund kultureller Blockaden entscheiden, dass dieses Programm nichts für sie ist und weiterziehen - insbesondere, wenn der lokale Arbeitsmarkt angespannt ist. Wenn man sich zu wenig auf die Fluktuation konzentriert, kann dies eine Hauptursache für das Scheitern des Programms sein, und zwar nicht nur wegen fehlender Ressourcen, sondern auch, weil zusätzliche Schulungen, zusätzliche Abordnungen und zusätzliche Ersatzressourcen sowohl im Heimatland als auch in der neuen Umgebung erforderlich sind, was zu einer Kostenspirale führen kann.
   
  
  

  Keith Warburton, Global Business Culture Geschäftsführer

  Ein besonderer Schwerpunkt sollte die potenzielle Abwanderung von Schlüsselqualifikationen in der "Heimat"-Umgebung sein (was langfristig ein erwünschtes Ergebnis sein kann), aber die Aufmerksamkeit für die Beibehaltung dieser Schlüsselqualifikationen in der Übergangsphase ist von grundlegender Bedeutung für die Durchführung des Programms, da das Prozesswissen ein kritischer Erfolgsfaktor für das Projekt ist. Es ist enorm wichtig, hier den Überblick zu behalten, und es sind spezifische Personalprogramme erforderlich, um diese Schlüsselkompetenzen durch Belohnungssysteme und ein strukturiertes Management jedes einzelnen Beteiligten zu erhalten.

  Es ist auch äußerst wichtig, Pläne für die Weiterbeschäftigung von wichtigen Führungskräften in der Organisation zu haben, von denen sich einige desillusioniert und gefährdet fühlen könnten - und selbst die Projektleitung, die sich zu 100 % auf die Durchführung eines erfolgreichen Programms konzentriert, kann sich durchaus Sorgen um ihre eigene Zukunft machen, obwohl sie ein Programm mit großer Wirkung wie dieses leitet. Auch hier sind speziell zugeschnittene Karrierewege und/oder Belohnungssysteme wichtig, und besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Person, die das Projekt leitet, bereits als künftige Führungskraft auf C-Ebene identifiziert wurde oder für den Kundenstamm entscheidend ist.

• Outplacement: In der Phase der Projektdurchführung wird in der Regel bereits ein gewisser Personalabbau im "Heimatland" geplant. Wie wir bereits erwähnt haben, führt dies zu einem gewissen Maß an Unsicherheit und Angst, was verständlich ist und gut gehandhabt werden muss, wenn das Projekt nicht entgleisen soll. Ein Schlüsselelement für eine gute Bewältigung dieses Risikos ist ein sorgfältig konzipiertes Outplacement-Programm für die Betroffenen. Die Teams werden wissen wollen, wie sie oder ihre Kollegen behandelt werden, und ein gut durchdachtes Outplacement-Programm ist unerlässlich, um die Motivation der Mitarbeiter so weit wie möglich zu erhalten. Außerdem wird es dazu beitragen, Konflikte am Arbeitsplatz sowohl auf individueller als auch auf Teamebene zu vermeiden. Wo immer möglich, wird eine zusätzliche individuelle und/oder teambezogene Betreuung durch eine externe Person empfohlen, um den Mitarbeitern zu helfen, die Konsequenzen des Programms zu akzeptieren - auch wenn die Betroffenen nicht direkt betroffen sind.

Verpackung und Versand

Sobald Ihr Projekt zur Auslagerung, Offshore-Verlagerung oder Zentralisierung von Arbeiten angelaufen ist, stehen Sie vor der Aufgabe, die ausgewählten Arbeiten zu verpacken und zu versenden. Inwieweit Ihr Unternehmen in der Lage ist, dies zu bewältigen, hängt von der Erfahrung im Unternehmen, der Stimmung rund um die spezifische Offshoring-Initiative und den Strategien ab, die Sie zur Unterstützung dieser Phase eingeführt haben. Unter der Voraussetzung, dass Sie eine gute Entscheidung darüber getroffen haben, welche Arbeiten verlagert werden sollen, geht es in dieser Phase im Wesentlichen darum, Ihre Tätigkeit so detailliert zu beschreiben, dass neue Mitarbeiter geschult werden können, und die richtige Ausrüstung und Infrastruktur bereitzustellen, damit sie eine mindestens ebenso gute Leistung erbringen können wie heute.

Im Folgenden sind einige der Faktoren aufgeführt, die in dieser Phase zu berücksichtigen sind:

• Wie wird das Dienstleistungsniveau derzeit gemessen? Wenn es keine soliden und akzeptierten Messgrößen gibt, die das aktuelle Serviceniveau beschreiben, können Sie keine Vergleiche anstellen, sobald die Arbeit ausgeliefert ist. Wenn Sie die Arbeit für den Versand verpacken, stellen Sie sicher, dass diese Messgrößen vorhanden, akzeptiert und vor dem Umzug als Grundlage kommuniziert sind.
• Wie gut gelingt es Ihnen, Wissen an Personen weiterzugeben, die neue Aufgaben übernehmen oder neu in Ihrem Unternehmen sind? Ihre Fähigkeit, die Aufgaben zu definieren, die Mitarbeiter zu schulen und ihnen Zugang zu laufender Unterstützung zu gewähren, hängt davon ab, welche Systeme Sie derzeit für den Wissenstransfer und die Schulung eingerichtet haben. Bei einem Umzug stellt sich die zusätzliche Herausforderung, dass Sie geografisch und vielleicht auch unternehmensübergreifend arbeiten müssen, wenn Dritte beteiligt sind. Detaillierte Dokumentation, effektive Schulung und ständiger Zugang zu Wissen sind der Schlüssel zum Erfolg. Dies kann auch bedeuten, dass Sie neue Online-Zusammenarbeits- und Lernwerkzeuge einrichten müssen.
• Inwieweit vertrauen sich die bestehenden Teams und Funktionen gegenseitig? Wenn dies optimal ist, kann die Arbeit ohne Reibungsverluste durch eine Organisation fließen. Wie können Sie sicherstellen, dass nach der Verlagerung der Arbeit Schritte unternommen werden, um das Vertrauen zwischen den neuen Kontaktstellen aufzubauen? Lösungen wie die Rotation von Führungskräften können viel dazu beitragen, das Vertrauen zwischen den Teams aufzubauen.
• Wenn Sie Ihre Arbeit verlagern, wird es einige Zeit dauern, bis sie ausgepackt ist und die Dienste voll funktionsfähig sind. Während dieses Zeitraums müssen Sie parallel dazu vorgehen, um sicherzustellen, dass es keine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs gibt, und diese Zeit muss so kurz wie möglich sein, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Es gibt noch viele weitere Dinge zu bedenken, wenn es darum geht, die Arbeit zu verpacken und zu verschicken. Wenn Sie umfassend denken und systematisch vorgehen, können Sie für diesen Umzug ein gutes Ergebnis erzielen und eine Grundlage für künftige Umzüge schaffen.

Projektleitung

Beim Offshoring, Outsourcing oder der Zentralisierung von Arbeiten sind mehrere Projekte und Arbeitsabläufe zu verwalten, die in hohem Maße voneinander abhängen. Ein Projektmanagementansatz, der ein Gleichgewicht zwischen Strenge und Ergebnissen herstellt und durch eine starke Kommunikation unterstützt wird, ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Gesamtprogramms. Wenn Sie über diese Fähigkeiten nicht bereits intern verfügen, sollten Sie sie bei der Auswahl der Partner für Ihr Programm unbedingt berücksichtigen.

Einige Faktoren, die Sie bei Ihrem Ansatz für das Projektmanagement berücksichtigen sollten:

• Starke Projektanfänge und -abschlüsse stellen sicher, dass das, was in der Mitte passiert, gut läuft. Ein klares und einfaches Ziel für jedes Projekt zusammen mit dem richtigen Team und einem klaren Umfang wird zum Erfolg beitragen. Die Bereitschaft zu einer kurzen und offenen Überprüfung der Projekte durch das Management kann sicherstellen, dass sich der Ansatz des Projektmanagements auf der Grundlage der gewonnenen Erfahrungen weiterentwickelt und verbessert.
• An den Projektteams können sowohl Mitarbeiter von Partnern als auch Ihre eigenen Teams beteiligt sein. Die Entwicklung einer gemeinsamen Sprache und eines gemeinsamen Verständnisses des Projektansatzes ist wichtig, um das Risiko von Misserfolgen zu minimieren.
• Wie können Sie ein Gleichgewicht zwischen Teamgröße und Autonomie und der Notwendigkeit, das Gesamtprogramm auf Kurs zu halten, herstellen? Kleine Teams mit einem gut formulierten Ziel können sehr agil sein und sich schnell an Veränderungen anpassen. Sie müssen aber in der Lage sein, dies innerhalb eines Rahmens zu tun, der sicherstellt, dass ihre Ergebnisse mit dem Gesamtprogramm übereinstimmen.
• Die Art dieser Arbeit kann für Teams und Einzelpersonen sehr anspruchsvoll sein. Das macht sie zu einer großartigen Möglichkeit, Mitarbeiter in Ihrer Organisation zu fördern, indem Sie ihnen anspruchsvolle Aufgaben stellen und sie bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten unterstützen. Sie können diese Projekte nutzen, um hochqualifizierte Mitarbeiter in Ihrer Organisation für zukünftige Aufgaben zu entwickeln.
• Wie findet man ein Gleichgewicht zwischen Fortschrittsberichten und Governance? Zu viel und es wird nicht genutzt, zu wenig und Teams und Stakeholder werden die Orientierung verlieren. Es ist wichtig, eine Kultur der Transparenz zu schaffen, damit Probleme frühzeitig erkannt und Erfolge anerkannt werden können. Lenkungsgruppen spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, die Teams anzuleiten, zu fordern und zu fördern und gleichzeitig bereit zu sein, bei Bedarf harte Entscheidungen zu treffen.

Es gibt noch viele andere Aspekte, die zu berücksichtigen sind - die Details sind wichtig und hängen von dem Kontext ab, in dem Ihre Projekte stattfinden. Wir würden gerne mit Ihnen darüber sprechen, wie Sie diesen Aspekt Ihres Programms vorbereiten können.

Wir hoffen, dass diese Serie von Blogbeiträgen zu den wichtigsten Aspekten des globalen Outsourcing hilfreich war. Wenn wir Ihnen weiterhelfen können, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.