Gerenciando Equipes Híbridas - 5 dicas de topo

A pandemia da Covid 19 forçou milhares de organizações a reestruturar a forma como operam, e esta reestruturação forçou milhões de trabalhadores a saírem do escritório e se mudarem para um ambiente de trabalho remoto. Embora atualmente todos nós estejamos trabalhando principalmente neste ambiente remoto, parece provável que, pós-pandêmico, muitas empresas optem por operar com uma abordagem híbrida onde os funcionários tenham a oportunidade de trabalhar em parte de casa e em parte no escritório, o que colocará a questão da gestão de equipes híbridas em foco.

Isto perturbará radicalmente a forma como as equipes operam e os gerentes terão que reaprender a arte de gerenciar uma equipe. Em Global Business Culture, estamos atualmente executando dezenas de programas de treinamento destinados a ajudar gerentes experientes a se moverem para este novo ambiente híbrido e sentimos que poderia ser útil compartilhar alguns de nossos aprendizados e algumas de nossas principais dicas sobre este tópico.

Selecionamos 5 áreas que os gerentes precisarão tratar em um ambiente de equipe híbrido - mas esta é apenas a ponta do iceberg. De qualquer forma, esperamos que estas idéias sejam úteis:

Ser um modelo para o comportamento híbrido

O desafio

A mudança de um ambiente de trabalho baseado em escritório para um ambiente de equipe híbrido mais complexo cria oportunidades para as pessoas, mas também apresenta uma série de desafios. Muitas pessoas estão sendo convidadas a reaprender hábitos e padrões de trabalho que as têm mantido em boa posição por décadas e, como todos sabemos, a mudança nunca é fácil. As transições de uma abordagem antiga para uma nova abordagem levam tempo e novos comportamentos devem ser aprendidos e incorporados.

• Em uma era de mudanças, as pessoas frequentemente procuram modelos com os quais podem aprender as melhores práticas e em um ambiente de equipe este é geralmente o gerente.

É importante que os gerentes reconheçam que eles têm a responsabilidade de modelar bons comportamentos de gestão de equipes híbridas e que suas ações provavelmente definirão o tom que a equipe seguirá. Se eles derem um bom exemplo, é provável que a equipe funcione bem em conjunto em um ambiente híbrido, mas se suas ações derem um mau exemplo, é provável que a equipe funcione mal.

Dicas

• Reconheça seu papel. Como gerente, você nunca está 'fora'. Todas as suas ações, abordagens e comportamentos são visíveis para a equipe.
• Fale híbrido. Reconheça que as coisas são diferentes agora e discuta estas diferenças com sua equipe - não finja que as coisas são exatamente as mesmas de antes.
• Incentivar a comunicação. Os membros da equipe híbrida precisam ser ativamente encorajados a se comunicar para tentar substituir algumas das interações espontâneas que acontecem em um ambiente de escritório. Se você se comunica freqüentemente e encoraja a comunicação, a equipe provavelmente seguirá seu exemplo.
• Não modelar maus comportamentos. Se você está sempre enviando e-mails às 23h, os membros de sua equipe podem supor que isso também é esperado deles.
• Apresentar um bom equilíbrio trabalho/vida. Se você fizer uma pausa regular para o almoço e deixar a equipe saber que você está fazendo isso, eles sentirão que é bom fazer isso também. Diga a eles que você está indisponível por 30 minutos porque você está indo para uma caminhada - eles também podem fazer exercício como resultado

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Construindo confiança com os membros da equipe

O desafio

As organizações são basicamente construídas com base na confiança. Confiamos uns nos outros para realizar as tarefas que nos são solicitadas; confiamos que nosso gerente nos apoiará e confiamos que a empresa tem em mente nossos melhores interesses. A confiança é a cola que une os negócios e ajuda a todos a alcançar os objetivos corporativos e pessoais.

• Entretanto, a confiança é intangível e difícil de definir - também é difícil de construir e manter. 

O que sabemos é que a confiança é construída ao longo do tempo através de interações freqüentes e significativas que produzem resultados intencionais. Infelizmente, em um ambiente híbrido de equipe, as interações com os membros da equipe tendem a ser menos freqüentes e podem ser mais superficiais. As situações cotidianas de ligação que ocorrem em um ambiente de escritório são difíceis de replicar e os relacionamentos são mais desafiadores de forjar - no entanto, a confiança continua sendo a cola que unirá a equipe e o gerente precisa trabalhar especialmente duro nesta questão.

A confiança é construída tanto no nível profissional quanto no social. Os membros da equipe querem saber que podem confiar nas capacidades e conhecimentos profissionais do manjedoura, mas também querem sentir que podem confiar neles como pessoa em um nível de relacionamento. A gestão de equipes híbridas exigirá que os gerentes trabalhem duro para construir e manter a confiança em ambas as áreas, pois a combinação das duas é onde se encontra a verdadeira confiança.

As dicas abaixo podem ser um ponto de partida para ajudar os gerentes a trabalhar no aprofundamento da confiança com os membros da equipe.

Dicas

• Comunicação aberta. Você precisa estar se comunicando com os membros da equipe de forma consistente e mantendo-os informados sobre os desenvolvimentos - não esconda coisas deles
• Seja ágil e confiável. Os membros da equipe precisam saber que você está disponível para eles e que você responderá às suas preocupações
• Estabelecer expectativas claras. Estabelecer expectativas claras para cada membro da equipe e ser consistente com essas expectativas ao longo do tempo
• Seja pessoal. É difícil ter uma relação de confiança com alguém que você conhece apenas superficialmente, por isso é importante construir um diálogo social em suas interações.
• Manter a confidencialidade. A maneira mais rápida de destruir a confiança é quebrar a confiança, de modo a garantir que as pessoas saibam que podem confiar em você em qualquer assunto que queiram compartilhar

Compartilhar o contexto o tempo todo quando se trata de gerenciar equipes híbridas

O desafio

Quando as pessoas trabalham juntas em um escritório, as notícias e informações circulam livremente. As pessoas falam umas com as outras; elas ouvem as conversas de seus colegas de trabalho e de seu gerente e estão envolvidas em reuniões ad hoc o tempo todo.

Isto significa que os membros da equipe estão muitas vezes 'in the know'. Eles podem não saber tudo, mas captam muito sobre o que está acontecendo tanto dentro da equipe quanto nos negócios em geral.

Em outras palavras, eles têm contexto. Eles entendem o que estão sendo solicitados a fazer, por que estão sendo solicitados a fazê-lo e que impacto ele terá.

Isto dá às pessoas um senso de propósito.

• Quando as pessoas trabalham em equipes híbridas, a informação é muito mais difícil de ser obtida. Todos os canais normais de comunicação informal se perdem e o perigo com o tempo é que as pessoas carecem de contexto e começam a perder qualquer senso de propósito associado ao seu papel.

Ao gerenciar equipes híbridas, os gerentes não podem permitir que se perca o senso de propósito que resulta da falta de contexto.

Dicas

• Questione-se a si mesmo. Ao atribuir tarefas aos membros da equipe, faça a si mesmo a simples pergunta: "será que esta pessoa vai entender por que estou pedindo para fazer isto e qual será o impacto de fazer isto?
• Compartilhe informações. Quando você recebe novas informações sobre um projeto ou sobre o negócio em geral, tem um processo em andamento para compartilhar essas informações com toda a equipe (a menos que seja sensível ao negócio, é claro).
• Não assuma. Nunca assuma que as pessoas saibam coisas só porque você sabe - como gerente você tem acesso a mais informações que o resto de sua equipe
• Revisitar questões: Só porque você comunicou algo uma vez, não pense que todos o terão lido, compreendido ou percebido seu significado
• Contexto do endereço em 1-2-1's. Construa 'atualizações de contexto' em cada um dos membros da equipe

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Tratar cada membro da equipe como um indivíduo ao gerenciar equipes híbridas

O desafio

Ao trabalhar remotamente em um ambiente híbrido, é fundamental que cada membro da equipe continue a se sentir valorizado e apreciado por seu gerente. Infelizmente, é mais difícil para os gerentes manter um relacionamento próximo com as pessoas quando elas não as vêem frente a frente regularmente.

Portanto, os gerentes precisam fazer esforços especiais para manter contato regular com cada membro da equipe e esse contato precisa ser personalizado de acordo com as necessidades de cada indivíduo. Alguns membros da equipe podem precisar de treinamento extra em certos aspectos do trabalho, outros podem estar preocupados com suas perspectivas de progressão na carreira, enquanto um terceiro pode estar lidando com desafios domésticos. Um gerente híbrido eficaz precisa estar vivo para as diferentes necessidades de cada indivíduo dentro de uma equipe e abordar essas necessidades específicas da maneira mais eficaz possível.

• Se você não fizer perguntas para verificar as preocupações de cada membro da equipe, você não saberá como calibrar suas conversas com eles.

O desafio, portanto, é manter-se suficientemente próximo de todos os membros de sua equipe que você sabe no que se concentrar com eles em qualquer momento específico.

Dicas

• Não tome uma "abordagem de tamanho único". Ao ter um-a-um com as pessoas, analise quais são os elementos-chave de sua conversa antes da chamada.
• Faça perguntas. À distância, pode ser difícil avaliar o estado de espírito de um membro da equipe, então você precisa adquirir o hábito de fazer perguntas abertas para fazê-las falar.
• Dar contexto. Não se limite a discutir temas imediatos relacionados a tarefas. Fale mais amplamente sobre o negócio, suas aspirações dentro do negócio e os próximos desenvolvimentos
• Construa o relacionamento. Quando as pessoas trabalham juntas no escritório, elas não falam apenas sobre questões relacionadas ao trabalho, elas também falam sobre áreas mais amplas de interesse - seja a família, eventos atuais ou até mesmo esporte.
• Esteja aberto. É mais provável que as pessoas estejam abertas com você se você estiver aberto com elas.

Estruturando sua própria carga de trabalho

O desafio

Os gerentes de equipes híbridas muitas vezes se encontram sob enorme pressão de tempo que resulta da natureza complexa do trabalho em um ambiente remoto. Eles descobrem que são constantemente puxados em diferentes direções pelas exigências concorrentes de trabalhar em dinâmica de equipe, passar tempo suficiente com membros individuais da equipe, administrar seus próprios chefes e realizar suas próprias tarefas essenciais.

O perigo nesta situação é que os gerentes se tornem excessivamente reativos às exigências do momento, às custas de uma abordagem mais estratégica de suas responsabilidades - as necessidades imediatas do momento começam a ditar a estrutura do dia do gerente. E quanto mais isso pode acontecer, mais agudo se torna o desafio.

• Gerenciar o tempo de forma eficaz é a chave para garantir a eficácia da equipe.

Portanto, o desafio, ao gerenciar equipes híbridas, é reconhecer este padrão e tomar medidas ativas para retomar o controle de sua programação e carga de trabalho. Os agentes precisam fazer um balanço de como eles estão alocando seu tempo diariamente e tomar providências se descobrirem que seu uso do tempo é desequilibrado.

Dicas

• Fazendo um balanço. Avaliar quanto tempo você está gastando nos diferentes aspectos de suas responsabilidades gerenciais e verificar se alguma área de seu trabalho está ocupando uma quantidade desproporcional de seu tempo.
• Recalibrar. Se você descobrir que seu tempo não está alocado de forma eficiente, tente descobrir por que certas tarefas estão ocupando seu tempo e elaborar um plano para reequilibrar as coisas.
• Delegado. Se você descobrir que está envolvido em tarefas que poderiam ser facilmente realizadas por outros membros de sua equipe, reatribua tarefas de acordo
• Processos de reavaliação. Os gerentes são freqüentemente arrastados para corrigir problemas que surgiram devido a falhas nos processos. Se os mesmos problemas que consomem tempo ocorrem regularmente, procure consertar a causa do problema em vez de resolver os resultados do problema
• Ter time time time time time out. Períodos de tempo de cada dia em que você pode simplesmente se concentrar em algumas das tarefas-chave que você precisa realizar e deixar a equipe saber que você estará 'off-line' por um certo período

É realmente importante que os gerentes reconheçam que liderar uma equipe híbrida é muito diferente de liderar uma equipe co-localizada e que eles precisam desenvolver novas habilidades e novas abordagens.

Também é importante que as organizações reconheçam o desafio que suas equipes de gestão enfrentam neste novo ambiente e invistam em treinamento e desenvolvimento para ajudá-las a navegar no futuro mundo do trabalho.

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