Gestion des équipes hybrides - 5 conseils essentiels

La pandémie de Covid 19 a contraint des milliers d'organisations à restructurer leur mode de fonctionnement, et cette restructuration a obligé des millions de travailleurs à quitter le bureau pour un environnement de travail à distance. Bien que nous travaillions tous actuellement principalement dans cet environnement à distance, il semble probable qu'après la pandémie, de nombreuses entreprises choisiront de fonctionner selon une approche hybride où les employés ont la possibilité de travailler en partie à domicile et en partie au bureau, ce qui mettra en lumière la question de la gestion des équipes hybrides.

Cela va radicalement bouleverser le mode de fonctionnement des équipes et les managers vont devoir réapprendre l'art de gérer une équipe. À l'adresse Global Business Culture, nous organisons actuellement des dizaines de programmes de formation destinés à aider les managers expérimentés à s'adapter à ce nouvel environnement hybride et nous avons pensé qu'il serait utile de partager certaines de nos connaissances et certains de nos meilleurs conseils sur ce sujet.

Nous avons sélectionné 5 domaines que les managers devront aborder dans un environnement d'équipe hybride - mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Quoi qu'il en soit, nous espérons que ces idées vous seront utiles :

Être un modèle pour les comportements hybrides

Le défi

Le passage d'un environnement de travail basé sur le bureau à un environnement d'équipe hybride plus complexe crée des opportunités pour les personnes mais présente également un certain nombre de défis. On demande à de nombreuses personnes de réapprendre des habitudes et des modes de travail qui leur ont réussi pendant des décennies et, comme nous le savons tous, le changement n'est jamais facile. Les transitions d'une ancienne approche à une nouvelle approche prennent du temps et de nouveaux comportements doivent être appris et intégrés.

• Dans une ère de changement, les gens se tournent souvent vers des modèles dont ils peuvent apprendre les meilleures pratiques et, dans un environnement d'équipe, il s'agit généralement du manager.

Il est important que les managers reconnaissent qu'il leur incombe de donner l'exemple de bons comportements de gestion d'une équipe hybride et que leurs actions donneront probablement le ton que l'équipe suivra. S'ils donnent le bon exemple, il est probable que l'équipe fonctionnera bien ensemble dans un environnement hybride, mais si leurs actions donnent un mauvais exemple, il est probable que l'équipe fonctionnera mal.

Conseils pratiques

• Reconnaissez votre rôle. En tant que manager, vous n'êtes jamais " absent ". Toutes vos actions, approches et comportements sont visibles pour l'équipe.
• Parlez hybride. Reconnaissez que les choses sont différentes maintenant et discutez de ces différences avec votre équipe - ne prétendez pas que les choses sont les mêmes qu'avant.
• Encourager la communication. Les membres de l'équipe hybride doivent être activement encouragés à communiquer pour tenter de remplacer certaines des interactions spontanées qui ont lieu dans un environnement de bureau. Si vous communiquez souvent et encouragez la communication, l'équipe suivra probablement votre exemple.
• N'adoptez pas de mauvais comportements. Si vous envoyez toujours des courriels à 23 heures, les membres de votre équipe pourraient penser que c'est ce qu'on attend d'eux aussi.
• Faites preuve d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si vous prenez une pause déjeuner régulière et que vous le faites savoir à l'équipe, celle-ci pensera qu'il est normal de faire de même. Dites-leur que vous n'êtes pas disponible pendant 30 minutes parce que vous allez vous promener - ils pourraient aussi faire de l'exercice en conséquence.

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Instaurer la confiance avec les membres de l'équipe

Le défi

Les organisations sont fondamentalement construites sur la confiance. Nous nous faisons confiance les uns aux autres pour accomplir les tâches qui nous sont demandées ; nous avons confiance en notre responsable pour nous soutenir et nous avons confiance que l'entreprise a nos meilleurs intérêts à cœur. La confiance est le ciment qui lie l'entreprise et aide chacun à atteindre les objectifs de l'entreprise et les objectifs personnels.

• Cependant, la confiance est intangible et difficile à définir - elle est également difficile à construire et à maintenir. 

Ce que nous savons, c'est que la confiance se construit au fil du temps grâce à des interactions fréquentes et significatives qui donnent des résultats concrets. Malheureusement, dans un environnement d'équipe hybride, les interactions avec les membres de l'équipe ont tendance à être moins fréquentes et peuvent être plus superficielles. Les situations de rapprochement quotidiennes qui se produisent dans un environnement de bureau sont difficiles à reproduire et les relations sont plus difficiles à forger - pourtant la confiance reste le ciment de l'équipe et le manager doit travailler particulièrement dur sur cette question.

La confiance se construit à la fois au niveau professionnel et au niveau social. Les membres de l'équipe veulent savoir qu'ils peuvent faire confiance aux capacités et aux connaissances professionnelles du manager, mais ils veulent aussi sentir qu'ils peuvent lui faire confiance en tant que personne au niveau relationnel. Pour gérer des équipes hybrides, les managers doivent s'efforcer d'établir et de maintenir la confiance dans ces deux domaines, car c'est dans la combinaison des deux que se trouve la véritable confiance.

Les conseils ci-dessous peuvent constituer un point de départ pour aider les managers à renforcer la confiance avec les membres de leur équipe.

Conseils pratiques

• Une communication ouverte. Vous devez communiquer avec les membres de l'équipe de manière régulière et les tenir informés de l'évolution de la situation - ne leur cachez rien.
• Soyez réactif et fiable. Les membres de l'équipe ont besoin de savoir que vous êtes disponible pour eux et que vous répondrez à leurs préoccupations.
• Définissez des attentes claires. Définissez des attentes claires pour chaque membre de l'équipe et soyez cohérent avec ces attentes au fil du temps.
• Soyez personnel. Il est difficile d'avoir une relation de confiance avec quelqu'un que vous ne connaissez que superficiellement. Il est donc important d'intégrer le dialogue social dans vos interactions.
• Maintenez la confidentialité. Le moyen le plus rapide de détruire la confiance est de briser une confidence. Veillez donc à ce que les gens sachent qu'ils peuvent vous faire confiance pour toute question qu'ils souhaitent partager.

Partager le contexte en permanence lors de la gestion d'équipes hybrides

Le défi

Lorsque des personnes travaillent ensemble dans un bureau, les nouvelles et les informations circulent assez librement. Les gens se parlent entre eux, ils entendent les conversations de leurs collègues et de leur supérieur et ils participent en permanence à des réunions ad hoc.

Cela signifie que les membres de l'équipe sont souvent "au courant". Ils ne savent peut-être pas tout, mais ils sont au courant de ce qui se passe au sein de l'équipe et dans l'entreprise en général.

En d'autres termes, ils ont un contexte. Ils comprennent ce qu'on leur demande de faire, pourquoi on leur demande de le faire et quel impact cela aura.

Cela donne aux gens le sentiment d'avoir un but.

• Lorsque les gens travaillent dans des équipes hybrides, il est beaucoup plus difficile d'obtenir des informations. Tous les canaux de communication informels normaux sont perdus et le danger, avec le temps, est que les gens manquent de contexte et commencent à perdre tout sens de l'objectif associé à leur rôle.

Lorsqu'ils gèrent des équipes hybrides, les managers ne peuvent pas laisser s'installer une perte de sens de l'objectif qui résulte d'un manque de contexte.

Conseils pratiques

• Remettez-vous en question. Lorsque vous attribuez des tâches aux membres de l'équipe, posez-vous la simple question suivante : "Cette personne comprendra-t-elle pourquoi je lui demande de faire cela et quel sera l'impact de cette tâche ?".
• Partagez les informations. Lorsque vous recevez de nouvelles informations sur un projet ou sur l'entreprise en général, mettez en place un processus pour partager ces informations avec l'ensemble de l'équipe (à moins qu'il ne s'agisse d'informations sensibles pour l'entreprise, bien sûr).
• Ne supposez pas. Ne supposez jamais que les gens savent des choses juste parce que vous le faites - en tant que manager, vous avez accès à plus d'informations que le reste de votre équipe.
• Réexaminez les questions : Ce n'est pas parce que vous avez communiqué quelque chose une fois que tout le monde l'aura lu, compris ou réalisé sa signification.
• Aborder le contexte dans les entretiens individuels. Intégrez des "mises à jour du contexte" dans chaque entretien individuel que vous avez avec un membre de votre équipe.

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Traiter chaque membre de l'équipe comme un individu lors de la gestion d'équipes hybrides

Le défi

Lorsque vous travaillez à distance dans un environnement hybride, il est essentiel que chaque membre de l'équipe continue de se sentir apprécié par son manager. Malheureusement, il est plus difficile pour les managers de maintenir une relation étroite avec les gens lorsqu'ils ne les voient pas régulièrement en face à face.

Les managers doivent donc faire des efforts particuliers pour rester en contact régulier avec chaque membre de l'équipe et ce contact doit être adapté aux besoins de chacun. Certains membres de l'équipe peuvent avoir besoin d'un accompagnement supplémentaire sur certains aspects du travail, un autre peut s'inquiéter de ses perspectives d'évolution de carrière, tandis qu'un troisième peut être aux prises avec des problèmes domestiques. Un manager hybride efficace doit être attentif aux différents besoins de chaque individu au sein d'une équipe et répondre à ces besoins spécifiques aussi efficacement que possible.

• Si vous ne posez pas de questions pour connaître les préoccupations de chaque membre de l'équipe, vous ne saurez pas comment calibrer vos conversations avec eux.

Le défi consiste donc à rester suffisamment proche de tous les membres de votre équipe pour savoir sur quoi se concentrer avec eux à tout moment.

Conseils pratiques

• N'adoptez pas une approche "taille unique". Lorsque vous avez des entretiens individuels avec des personnes, analysez les éléments clés de votre conversation avant l'appel.
• Posez des questions. À distance, il peut être difficile d'évaluer l'humeur d'un membre de l'équipe. Vous devez donc prendre l'habitude de lui poser des questions ouvertes pour le faire parler.
• Donnez du contexte. Ne limitez pas vos discussions aux sujets immédiats liés à la tâche. Parlez plus largement de l'entreprise, de leurs aspirations au sein de l'entreprise et des développements à venir.
• Construisez la relation. Lorsque les gens travaillent ensemble au bureau, ils ne se contentent pas de parler de questions liées au travail, ils parlent également de leurs centres d'intérêt plus larges, qu'il s'agisse de la famille, de l'actualité ou même du sport.
• Soyez ouvert. Les gens seront plus enclins à être ouverts avec vous si vous l'êtes avec eux.

Structurer sa propre charge de travail

Le défi

Les managers d'équipes hybrides se trouvent souvent soumis à une énorme pression temporelle qui résulte de la nature complexe du travail dans un environnement distant. Ils sont constamment tiraillés par des exigences contradictoires : travailler sur la dynamique de l'équipe, passer suffisamment de temps avec chaque membre de l'équipe, gérer leur propre patron et accomplir leurs propres tâches principales.

Le danger dans cette situation est que les managers deviennent trop réactifs aux demandes du moment au détriment d'une approche plus stratégique de leurs responsabilités - les besoins immédiats du moment commencent à dicter la structure de la journée du manager. Et plus on laisse cette situation se produire, plus le défi devient aigu.

• La gestion efficace du temps est essentielle pour garantir l'efficacité de l'équipe.

Par conséquent, le défi, lorsqu'on gère des équipes hybrides, est de reconnaître ce modèle et de prendre des mesures actives pour reprendre le contrôle de leur emploi du temps et de leur charge de travail. Les managers doivent faire le point sur la manière dont ils répartissent leur temps au quotidien et prendre des mesures s'ils constatent que leur emploi du temps est déséquilibré.

Conseils pratiques

• Faites le point. Évaluez le temps que vous consacrez aux différents aspects de vos responsabilités managériales et vérifiez si l'un des domaines de votre travail prend une part disproportionnée de votre temps.
• Recalibrez. Si vous constatez que votre temps n'est pas réparti de manière efficace, essayez de comprendre pourquoi certaines tâches vous prennent du temps et élaborez un plan pour rééquilibrer les choses.
• Déléguez. Si vous vous rendez compte que vous êtes engagé dans des tâches qui pourraient facilement être effectuées par d'autres membres de votre équipe, réaffectez-les en conséquence.
• Réévaluer les processus. Les gestionnaires sont souvent amenés à résoudre des problèmes qui sont apparus à cause de défaillances des processus. Si les mêmes problèmes, qui prennent beaucoup de temps, se répètent régulièrement, essayez de résoudre la cause du problème plutôt que ses conséquences.
• Prévoyez des temps morts pour l'équipe. Prévoyez des périodes de la journée pendant lesquelles vous pouvez vous concentrer sur certaines des tâches clés que vous devez accomplir et faites savoir à l'équipe que vous serez "hors ligne" pendant un certain temps.

Il est vraiment important que les managers reconnaissent que la direction d'une équipe hybride est très différente de celle d'une équipe hébergée et qu'ils doivent développer de nouvelles compétences et de nouvelles approches.

Il est également important que les organisations reconnaissent le défi auquel leurs équipes de direction sont confrontées dans ce nouvel environnement et investissent dans la formation et le développement pour les aider à naviguer dans le futur monde du travail.

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