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Gestión de equipos híbridos: 5 consejos

Por Keith Warburton

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Por Keith Warburton

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La pandemia de Covid 19 ha obligado a miles de organizaciones a reestructurar su funcionamiento, y esta reestructuración ha obligado a millones de trabajadores a salir de la oficina y pasar a un entorno de trabajo a distancia. Aunque en la actualidad todos trabajamos principalmente en este entorno remoto, parece probable que, tras la pandemia, muchas empresas opten por un enfoque híbrido en el que los empleados tengan la oportunidad de trabajar en parte desde casa y en parte en la oficina, lo que pondrá de relieve la cuestión de la gestión de equipos híbridos.

Esto alterará radicalmente el funcionamiento de los equipos y los directivos tendrán que volver a aprender el arte de dirigir un equipo. En Global Business Culture, estamos impartiendo docenas de programas de formación diseñados para ayudar a los directivos con experiencia a entrar en este nuevo entorno híbrido y pensamos que podría ser útil compartir algunos de nuestros aprendizajes y algunos de nuestros mejores consejos sobre este tema.

Hemos seleccionado 5 áreas que los directivos tendrán que abordar en un entorno de equipo híbrido, pero esto es sólo la punta del iceberg. En cualquier caso, esperamos que estas ideas sean útiles:

Ser un modelo de comportamiento híbrido

El desafío

El paso de un entorno de trabajo basado en la oficina a un entorno de equipo híbrido más complejo crea oportunidades para las personas, pero también plantea una serie de retos. A muchas personas se les pide que vuelvan a aprender hábitos y pautas de trabajo que les han sido útiles durante décadas y, como todos sabemos, el cambio nunca es fácil. La transición de un enfoque antiguo a otro nuevo lleva tiempo y hay que aprender e integrar nuevos comportamientos.

  • En una época de cambio, la gente suele buscar modelos de los que aprender las mejores prácticas y, en un entorno de equipo, suele ser el jefe.

Es importante que los directivos reconozcan que tienen la responsabilidad de modelar comportamientos de buena gestión de equipos híbridos y que sus acciones probablemente marcarán la pauta que seguirá el equipo. Si dan un buen ejemplo, es probable que el equipo funcione bien junto en un entorno híbrido, pero si sus acciones dan un mal ejemplo, es probable que el equipo funcione mal.

Los mejores consejos

  • Reconozca su papel. Como directivo, nunca estás "ausente". Todas sus acciones, planteamientos y comportamientos son visibles para el equipo.
  • Hable de híbridos. Reconozca que las cosas son diferentes ahora y discuta estas diferencias con su equipo; no pretenda que las cosas sean como antes.
  • Fomentar la comunicación. Hay que animar activamente a los miembros del equipo híbrido a comunicarse para intentar sustituir algunas de las interacciones espontáneas que tienen lugar en un entorno de oficina. Si te comunicas a menudo y fomentas la comunicación, es probable que el equipo te siga.
  • No modele malos comportamientos. Si siempre envías correos electrónicos a las 11 de la noche, los miembros de tu equipo podrían asumir que eso es lo que se espera de ellos.
  • Demuestre un buen equilibrio entre trabajo y vida privada. Si haces una pausa regular para comer y se lo comunicas al equipo, ellos pensarán que también puedes hacerlo. Diles que no vas a estar disponible durante 30 minutos porque vas a dar un paseo: puede que ellos también hagan ejercicio.

Crear confianza entre los miembros del equipo

El desafío

Las organizaciones se basan fundamentalmente en la confianza. Confiamos los unos en los otros para realizar las tareas que se nos piden; confiamos en que nuestro jefe nos apoyará y confiamos en que la empresa se preocupa por nuestros intereses. La confianza es el pegamento que une a la empresa y ayuda a todos a alcanzar los objetivos corporativos y personales.

  • Sin embargo, la confianza es intangible y difícil de definir; también es difícil construirla y mantenerla. 

Lo que sí sabemos es que la confianza se construye con el tiempo a través de interacciones frecuentes y significativas que producen resultados concretos. Por desgracia, en un entorno de equipo híbrido, las interacciones con los miembros del equipo tienden a ser menos frecuentes y pueden ser más superficiales. Las situaciones cotidianas de vinculación que se dan en un entorno de oficina son difíciles de reproducir y las relaciones son más difíciles de forjar; sin embargo, la confianza sigue siendo el pegamento que unirá al equipo y el directivo tiene que trabajar especialmente en esta cuestión.

La confianza se construye tanto a nivel profesional como social. Los miembros del equipo quieren saber que pueden confiar en las capacidades y conocimientos profesionales del directivo, pero también quieren sentir que pueden confiar en él como persona a nivel relacional. La gestión de equipos híbridos exigirá que los directivos se esfuercen por generar y mantener la confianza en ambos ámbitos, ya que es en la combinación de ambos donde se encuentra la verdadera confianza.

Los siguientes consejos pueden ser un punto de partida para ayudar a los directivos a profundizar en la confianza con los miembros de su equipo.

Los mejores consejos

  • Comunicación abierta. Debe mantener una comunicación constante con los miembros del equipo y mantenerlos informados de la evolución de la situación; no les oculte nada.
  • Sea receptivo y fiable. Los miembros del equipo necesitan saber que está disponible para ellos y que responderá a sus preocupaciones.
  • Establezca expectativas claras. Establezca expectativas claras para cada miembro del equipo y sea coherente con ellas a lo largo del tiempo.
  • Entabla una relación personal. Es difícil mantener una relación de confianza con alguien a quien sólo conoces superficialmente, por lo que es importante que incluyas el diálogo social en tus interacciones.
  • Mantenga la confidencialidad. La forma más rápida de destruir la confianza es romperla, así que asegúrate de que la gente sabe que puede confiar en ti para cualquier asunto que quieran compartir.

Compartir el contexto en todo momento al gestionar equipos híbridos

El reto

Cuando las personas trabajan juntas en una oficina, las noticias y la información circulan con bastante libertad. La gente habla entre sí, escucha las conversaciones de sus compañeros y de su jefe y participa en reuniones ad hoc todo el tiempo.

Esto significa que los miembros del equipo suelen estar "al tanto". Puede que no lo sepan todo, pero se enteran de muchas cosas, tanto dentro del equipo como en la empresa en general.

En otras palabras, tienen contexto. Entienden lo que se les pide que hagan, por qué se les pide que lo hagan y qué impacto tendrá.

Esto da a la gente un sentido de propósito.

  • Cuando se trabaja en equipos híbridos, es mucho más difícil obtener información. Se pierden todos los canales de comunicación informales habituales y, con el tiempo, se corre el riesgo de que las personas carezcan de contexto y empiecen a perder el sentido de su función.

En la gestión de equipos híbridos, los directivos no pueden permitir que se pierda el sentido de la misión como consecuencia de la falta de contexto.

Los mejores consejos

  • Pregúntese a sí mismo. Cuando asigne tareas a los miembros de su equipo, hágase la sencilla pregunta: "¿comprenderá esta persona por qué le pido que haga esto y cuál será el impacto de hacerlo?".
  • Comparta la información. Cuando reciba nueva información sobre un proyecto o sobre la empresa en general, establezca un proceso para compartir esta información con todo el equipo (a menos que sea confidencial, por supuesto).
  • No des por sentado nada. Nunca des por sentado que la gente sabe cosas sólo porque tú las sabes; como director, tienes acceso a más información que el resto de tu equipo.
  • Vuelva a tratar los temas: El hecho de haber comunicado algo una vez no significa que todo el mundo lo haya leído, entendido o comprendido.
  • Aborde el contexto en las reuniones 1-2-1. Incorpore "actualizaciones de contexto" en cada uno de los contactos que mantenga con los miembros de su equipo.

Tratar a cada miembro del equipo como un individuo al gestionar equipos híbridos

El desafío

Cuando se trabaja a distancia en un entorno híbrido, es fundamental que cada miembro del equipo siga sintiéndose valorado y apreciado por su jefe. Por desgracia, a los jefes les resulta más difícil mantener una relación estrecha con las personas cuando no las ven cara a cara con regularidad.

Equipos híbridosPor lo tanto, los directivos deben hacer un esfuerzo especial para mantener un contacto regular con cada miembro del equipo, y ese contacto debe adaptarse a las necesidades de cada individuo. Algunos miembros del equipo pueden necesitar formación adicional sobre determinados aspectos del trabajo, otro puede estar preocupado por sus perspectivas de promoción profesional, mientras que un tercero puede estar lidiando con problemas domésticos. Un gestor híbrido eficaz debe ser consciente de las diferentes necesidades de cada persona dentro de un equipo y abordar esas necesidades específicas de la forma más eficaz posible.

  • Si no hace preguntas para conocer las preocupaciones de cada miembro del equipo, no sabrá cómo calibrar sus conversaciones con ellos.

El reto, por tanto, consiste en mantenerse lo suficientemente cerca de todos los miembros de su equipo como para saber en qué debe centrarse con ellos en un momento determinado.

Los mejores consejos

  • No adopte un enfoque único. Cuando hable con alguien, analice los elementos clave de la conversación antes de la llamada.
  • Haz preguntas. A distancia, puede ser difícil calibrar el estado de ánimo de un miembro del equipo, por lo que es necesario adquirir el hábito de hacerle preguntas abiertas para conseguir que hable.
  • Contextualice. No se limite a hablar de temas relacionados con las tareas inmediatas. Hable más ampliamente sobre la empresa, sus aspiraciones dentro de la empresa y los próximos acontecimientos.
  • Construir la relación. Cuando las personas trabajan juntas en la oficina, no sólo hablan de asuntos relacionados con el trabajo, sino también de temas de interés más general, como la familia, la actualidad o incluso el deporte.
  • Sé abierto. Es más probable que la gente sea abierta contigo si tú lo eres con ellos.

Estructurar su propia carga de trabajo

El desafío

Los directores de equipos híbridos se encuentran a menudo bajo una enorme presión de tiempo, resultado de la compleja naturaleza del trabajo en un entorno remoto. Constantemente se ven arrastrados en distintas direcciones por las exigencias contrapuestas de trabajar en dinámicas de equipo, dedicar tiempo suficiente a cada uno de los miembros del equipo, gestionar a sus propios jefes y cumplir sus propias tareas principales.

El peligro de esta situación es que los directivos reaccionen de forma excesiva a las exigencias del momento en detrimento de un enfoque más estratégico de sus responsabilidades: las necesidades inmediatas del momento empiezan a dictar la estructura de la jornada del directivo. Y cuanto más se permita que esto ocurra, más agudo será el reto.

  • La gestión eficaz del tiempo es clave para garantizar la eficacia del equipo.

Por lo tanto, el reto, cuando se gestionan equipos híbridos, es reconocer este patrón y tomar medidas activas para recuperar el control de su horario y carga de trabajo. Los directivos deben hacer balance de cómo distribuyen su tiempo a diario y tomar medidas si descubren que su uso del tiempo está desequilibrado.

Los mejores consejos

  • Hacer balance. Evalúa cuánto tiempo dedicas a los diferentes aspectos de tus responsabilidades directivas y revisa si algún área de tu trabajo está ocupando una cantidad desproporcionada de tu tiempo.
  • Recalibrar. Si ves que tu tiempo no se distribuye de forma eficiente, intenta averiguar por qué determinadas tareas te lo están quitando y diseña un plan para reequilibrar la situación.
  • Delegue. Si ves que te dedicas a tareas que podrían realizar fácilmente otros miembros de tu equipo, reasigna las tareas en consecuencia.
  • Reevaluar los procesos. Los directivos suelen verse arrastrados a solucionar problemas que han surgido debido a fallos en los procesos. Si los mismos problemas, que llevan mucho tiempo, se producen con regularidad, hay que tratar de solucionar la causa del problema en lugar de resolver los resultados del mismo.
  • Haga tiempos muertos en equipo. Programe periodos del día en los que pueda centrarse en algunas de las tareas clave que debe realizar y comunique al equipo que estará "desconectado" durante un periodo determinado.

Es muy importante que los directivos reconozcan que dirigir un equipo híbrido es muy diferente de dirigir un equipo en un mismo lugar y que necesitan desarrollar nuevas habilidades y nuevos enfoques.

También es importante que las organizaciones reconozcan el reto al que se enfrentan sus equipos directivos en este nuevo entorno e inviertan en formación y desarrollo para ayudarles a navegar por el futuro mundo laboral.

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Gestión de equipos híbridos