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Les défis de l'équipe virtuelle mondiale

Par Keith Warburton

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Par Keith Warburton

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Depuis plus de quinze ans, nous proposons des programmes de formation d'équipes virtuelles internationales à des organisations internationales majeures. Nous sommes donc très conscients des différents défis auxquels sont confrontées les équipes virtuelles internationales au quotidien. Nous avons mis en œuvre ces programmes de formation pour des personnes de plusieurs pays, à la fois dans une salle de classe "en direct" et dans une salle de classe virtuelle grâce à l'utilisation de la technologie du webinaire, et ce dans un large éventail de secteurs - mais quels que soient le lieu et le secteur, les défis restent les mêmes.

Les entreprises avaient le choix jusqu'en 2020 : elles pouvaient soit ignorer les problèmes qui tendent à rendre les équipes virtuelles moins productives que les équipes situées dans un même lieu, soit s'attaquer à ces problèmes par le biais de programmes de formation pratique bien structurés. Ils avaient ce choix jusqu'en 2020, mais la pandémie de Covid 19 a radicalement transformé le paysage du travail et il semble très probable qu'à l'avenir, beaucoup plus de personnes travailleront dans des équipes virtuelles que dans un bureau traditionnel. Même si les gens ne travaillent pas tout le temps à distance, ils travailleront inévitablement une partie de la semaine depuis leur domicile.

La formation d'une équipe virtuelle mondiale devient donc une nécessité plutôt qu'un luxe. J'ai pensé qu'il serait utile de partager mes expériences sur les principaux défis des équipes virtuelles mondiales. Je pense que ces expériences peuvent s'avérer précieuses parce qu'il ne s'agit pas vraiment de mes expériences - ce sont les expériences que des centaines et des centaines de délégués aux programmes de formation m'ont rapportées dans le cadre des programmes de formation que j'organise pour mes clients. Ces défis ne sont en aucun cas théoriques ; ils sont profondément ancrés dans les expériences de la vie réelle.

Équipes virtuelles mondiales - une définition

Formation de l'équipe virtuelle mondialeJ'ai une définition que je partage très souvent lors des programmes de formation sur les équipes virtuelles globales, que les délégués semblent trouver utile et qui semble toujours susciter un débat. Cette définition est la suivante :

  • Une équipe virtuelle mondiale est un groupe d'individus qui travaillent au-delà des frontières temporelles, géographiques, linguistiques et culturelles et qui sont liés par la technologie et des objectifs communs convenus.
  • Cette équipe doit posséder les bonnes compétences, s'engager à atteindre les objectifs de l'entreprise et être capable de se tenir mutuellement responsable de la réalisation de ces objectifs sans craindre d'être offensée.

Cette définition décrit l'objectif théorique de toute équipe virtuelle, mais malheureusement, la plupart des équipes virtuelles globales échouent lorsqu'on les compare à la plupart des objectifs énumérés ci-dessus. Il est indubitablement vrai qu'une équipe virtuelle globale "est un groupe d'individus qui travaillent au-delà des frontières du temps, de la géographie, de la langue et de la culture" - cette partie de la définition ne peut être contestée mais je commence à avoir de sérieux problèmes avec la phrase "qui sont liés avec succès par la technologie et des objectifs communs". Si ces équipes étaient effectivement liées avec succès par la technologie et des objectifs communs, pourquoi les participants à tous les programmes de formation que j'organise se plaignent-ils de l'inefficacité de la technologie qu'ils utilisent et se moquent tout simplement de l'idée que tous les membres d'une équipe virtuelle partagent des objectifs communs ? Et ce, avant même de commencer à examiner les questions relatives aux compétences et à la responsabilité mutuelle !

Les défis de l'équipe virtuelle mondiale

Alors, quels sont les problèmes les plus courants que les gens soulèvent lorsque nous examinons ces questions dans le cadre des programmes de formation sur les équipes virtuelles internationales que nous organisons pour nos clients ? Voici cinq des problèmes les plus souvent soulevés :

  • Manque de spontanéité : Aussi simple que cela puisse paraître, je pense que cette seule question résume le défi que représente le fonctionnement efficace des équipes virtuelles internationales. En d'autres termes, il n'y a pas de moments de convivialité, et ce sont ces moments de convivialité non planifiés qui font que les équipes virtuelles fonctionnent efficacement. Dans une équipe co-localisée, l'information est diffusée de manière informelle, même si le leader oublie de dire formellement les choses aux gens (et avouons-le, tous les leaders ne sont pas de grands communicateurs !) Cependant, si l'information n'est pas échangée formellement dans une équipe virtuelle, elle n'est tout simplement pas diffusée et, au fil du temps, les personnes en marge sont laissées de côté et commencent à se sentir désengagées et mal aimées. Je pense qu'il s'agit de la raison la plus importante pour laquelle les équipes virtuelles ne parviennent pas à créer des liens et cela met en évidence l'une des principales solutions pour les équipes internationales, à savoir la nécessité de tout planifier et d'exécuter rigoureusement, car la spontanéité n'existe pas.
  • Rôles et responsabilités mal définis et mal communiqués : Les gens ont tendance à savoir exactement quels sont les rôles et les responsabilités de chacun dans une équipe installée dans les mêmes locaux, car vous pouvez physiquement voir et entendre ce que font vos collègues. Vous les entendez au téléphone et dans les conversations qu'ils ont à leur bureau avec leurs collègues, vous leur parlez des problèmes au déjeuner et dans les réunions et vous travaillez avec eux sur des tâches communes. Lorsqu'on travaille au sein d'une équipe virtuelle internationale, il est pratiquement impossible de se faire une idée précise des rôles et des responsabilités de chacun, à moins qu'ils ne soient explicitement définis pour tous les membres de l'équipe. Il est absolument impératif que les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe soient compris par tous les autres, ce qui signifie que le chef d'équipe doit être très explicite sur cette question au stade initial de la constitution de l'équipe et à tous les stades ultérieurs lorsque de nouveaux membres rejoignent l'équipe.
  • Une dépendance excessive à l'égard du chef d'équipe : Dans une équipe colocalisée qui fonctionne bien (en Occident), les membres de l'équipe n'ont tendance à "déranger" le chef que dans des circonstances exceptionnelles. On attend des gens qu'ils collaborent avec les autres membres de l'équipe pour résoudre les problèmes et qu'ils s'adressent au chef lorsqu'ils estiment que ce dernier doit être mis au courant. Cependant, de nombreux chefs d'équipe virtuelle que j'ai rencontrés se plaignent amèrement du tsunami d'e-mails qu'ils reçoivent des membres de l'équipe virtuelle - le chef d'équipe est littéralement copié dans chaque e-mail de chaque membre de l'équipe. Le chef d'équipe n'est donc rien de plus qu'un collecteur et un expéditeur d'emails glorifié. Pourquoi cela se produit-il ? Pourquoi les personnes qui, en temps normal, ne veulent pas déranger le chef lorsqu'elles font partie d'une équipe co-localisée, changent-elles complètement de comportement lorsqu'elles font partie d'une équipe virtuelle ? La réponse est simple : ils ne comprennent pas pleinement les rôles et responsabilités de tous les membres de l'équipe virtuelle et n'ont donc pas d'autre choix que de contacter le patron ! Cela devient un cercle vicieux et peut conduire à la paralysie de l'équipe.
  • Malentendus interculturels : Différences culturelles viennent avec le territoire de travailler dans une équipe virtuelle mondiale. Chaque membre de l'équipe, quel que soit son pays, apporte ses propres préjugés culturels et ses idées préconçues. Chaque activité liée au travail dans une équipe internationale suscite une approche "normale" différente selon la nationalité du membre de l'équipe. Les questions clés à garder à l'esprit ici sont les suivantes :
    • À quoi ressemble un bon leadership ? Chaque membre de l'équipe peut avoir une réponse différente à cette question. Comment le chef d'équipe doit-il se comporter et s'adapter ?
    • Comment devons-nous gérer nos réunions ? Il n'existe pas de réunion "bien menée" d'un point de vue interculturel. Ce qu'un membre de l'équipe d'un pays peut considérer comme une réunion efficace et productive peut paraître chaotique à un autre membre de l'équipe d'un autre pays. Alors, comment faire pour que les réunions fonctionnent pour toute l'équipe ?
    • Quel est le processus de prise de décision ? Le chef d'équipe demande-t-il des contributions et prend-il ensuite la décision, ou avons-nous une approche véritablement consensuelle ? Devons-nous attendre de prendre la décision avant d'avoir toutes les informations possibles, ou devons-nous agir rapidement et chercher à adapter la décision en fonction de l'évolution des événements ?
    • Devons-nous écrire ou parler ? Certaines cultures sont plus orientées vers l'écrit, tandis que d'autres sont plus orientées vers l'oral. Certaines cultures considèrent qu'une demande écrite est plus importante, tandis qu'une autre culture ne répondra qu'après avoir discuté de quelque chose. Alors, quelle méthode de communication adoptons-nous en tant qu'équipe ?
  • Communication et malentendus : Une équipe virtuelle peut facilement se composer de 20 personnes originaires de 14 pays différents et parlant 10 langues différentes comme langue maternelle. Dans cette situation, les malentendus et les incompréhensions sont inévitables. Non seulement les compétences linguistiques dans la langue commune de l'équipe (généralement l'anglais) varient énormément, mais chaque membre de l'équipe apporte avec lui ses propres hypothèses culturelles sur ce qu'est une "bonne" communication. Ce qui est perçu comme une communication claire et sans ambiguïté par un membre de l'équipe peut être considéré comme grossier et agressif par un autre ; une instruction formulée de manière diplomatique peut facilement être interprétée comme délibérément vague et suspecte par un autre.

Global Team Solutions

Nous sommes spécialisés dans l'aide aux équipes virtuelles globales et aux chefs d'équipes virtuelles globales pour comprendre ces défis et développer des solutions pour s'assurer que les gens peuvent travailler efficacement dans ces situations les plus difficiles. Nos cours comprennent :

  • Diriger des équipes virtuelles internationales
  • Travailler dans des équipes virtuelles internationales
  • Des réunions virtuelles mondiales efficaces
  • Développer la conscience culturelle dans les équipes virtuelles mondiales

Tous les programmes sont adaptés aux besoins des clients et dispensés par des formateurs ayant des dizaines d'années d'expérience du travail transfrontalier.

A propos de l'auteur

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