Nous fournissons programmes de formation pour les équipes virtuelles mondiales Depuis plus de quinze ans, nous travaillons pour de grandes organisations internationales et sommes donc très conscients des divers défis auxquels les équipes virtuelles mondiales sont confrontées au quotidien. Nous avons organisé ces programmes de formation pour des personnes dans de nombreuses zones géographiques, à la fois dans une salle de classe “en direct” et dans une salle de classe virtuelle grâce à l’utilisation de la technologie des webinaires dans un large éventail de secteurs – mais quelle que soit la zone géographique et quel que soit le secteur, les défis restent constants.
Jusqu’en 2020, les entreprises avaient le choix : elles pouvaient soit ignorer les problèmes qui tendent à rendre les équipes virtuelles moins productives que les équipes localisées, soit s’attaquer à ces problèmes par le biais de programmes de formation pratique bien structurés. Ils avaient ce choix jusqu’en 2020, mais la pandémie de Covid 19 a radicalement transformé le paysage du travail et il semble très probable qu’à l’avenir, beaucoup plus de personnes travailleront dans des équipes virtuelles que dans des bureaux traditionnels. Même si les gens ne travaillent pas tout le temps à distance, ils travailleront inévitablement une partie de la semaine depuis leur domicile.
La formation aux équipes virtuelles mondiales devient donc une nécessité plutôt qu’un avantage, et j’ai pensé qu’il pourrait être utile de partager mon expérience sur les principaux défis auxquels sont confrontées les équipes virtuelles mondiales. Je pense que ces expériences pourraient s’avérer précieuses parce qu’elles ne sont pas du tout les miennes – ce sont les expériences que des centaines et des centaines de délégués de programmes de formation m’ont rapportées sur les programmes de formation que j’organise pour mes clients. Ces défis ne sont en aucun cas théoriques ; ils sont profondément ancrés dans les expériences de la vie réelle.
Équipes virtuelles mondiales – une définition
J’ai une définition que je partage très souvent lors des programmes de formation des équipes virtuelles mondiales, que les délégués semblent trouver utile et qui semble toujours susciter un débat. Cette définition est la suivante :
- Une équipe virtuelle mondiale est un groupe d’individus qui travaillent au-delà des frontières temporelles, géographiques, linguistiques et culturelles et qui sont reliés par la technologie et des objectifs communs convenus.
- Cette équipe doit posséder les compétences requises, s’engager à atteindre les objectifs de l’entreprise et être en mesure de se tenir mutuellement responsables de la réalisation de ces objectifs sans craindre d’offenser les autres.
Cette définition décrit l’objectif théorique de toute équipe virtuelle, mais malheureusement, la plupart des équipes virtuelles mondiales échouent lorsqu’on les compare à la plupart des objectifs énumérés ci-dessus. Il est indubitablement vrai qu’une équipe virtuelle mondiale “est un groupe d’individus qui travaillent au-delà des frontières temporelles, géographiques, linguistiques et culturelles” – cette partie de la définition ne peut être contestée, mais je commence à avoir de sérieux problèmes avec l’expression “qui se lient avec succès grâce à la technologie et à des objectifs communs”. Si ces équipes étaient en fait reliées avec succès par la technologie et des objectifs communs, pourquoi les participants à tous les programmes de formation que je dirige se plaignent-ils de l’inefficacité de la technologie qu’ils utilisent et se moquent-ils tout simplement de l’idée que tous les membres d’une équipe virtuelle partagent des objectifs communs ? Et ce, avant même d’aborder les questions relatives aux compétences et à la responsabilité mutuelle !
Les défis de l’équipe virtuelle mondiale
Quels sont donc les défis les plus courants que les gens soulèvent lorsque nous examinons ces questions dans le cadre des programmes de formation aux équipes virtuelles mondiales que nous organisons pour nos clients ? Voici cinq des questions les plus souvent soulevées :
Manque de spontanéité : Aussi simple que cela puisse paraître, je pense que cette question résume à elle seule le défi que représente le fonctionnement efficace des équipes virtuelles mondiales. En d’autres termes, il n’y a pas de moments de “refroidissement de l’eau” et ces moments non planifiés de “refroidissement de l’eau” sont souvent ce qui permet aux équipes colocalisées de fonctionner efficacement. Dans une équipe colocalisée, les informations sont diffusées de manière informelle, même si le chef oublie de dire officiellement les choses aux gens (et soyons réalistes, tous les chefs ne sont pas de grands communicateurs ! Je pense qu’il s’agit là de la raison la plus importante pour laquelle les équipes virtuelles ne parviennent tout simplement pas à créer des liens et elle met en évidence l’une des principales solutions pour les équipes mondiales, à savoir la nécessité d’une planification et d’une exécution rigoureuses, car le “spontané” n’existe tout simplement pas.- Rôles et responsabilités mal définis et mal communiqués : Les gens ont tendance à savoir exactement quels sont les rôles et les responsabilités de chacun dans une équipe colocalisée parce que vous pouvez physiquement voir et entendre ce que font vos collègues. Vous les entendez au téléphone et dans les conversations qu’ils ont à leur bureau avec leurs collègues, vous leur parlez de problèmes au déjeuner et en réunion et vous travaillez avec eux sur des tâches partagées. Lorsqu’on travaille au sein d’une équipe virtuelle internationale, il est pratiquement impossible de se faire une idée précise des rôles et des responsabilités de chacun, à moins qu’ils ne soient explicitement définis pour tous les membres de l’équipe. Il est absolument impératif que les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe soient compris par tous les autres, ce qui signifie que le chef d’équipe doit être très explicite sur cette question lors de la phase initiale de constitution de l’équipe et à tous les stades ultérieurs, lorsque de nouveaux membres rejoignent l’équipe.
- Une dépendance excessive à l’égard du chef d’équipe : Dans une équipe co-localisée qui fonctionne bien (à l’Ouest), les membres de l’équipe n’ont tendance à “déranger” le chef que dans des circonstances exceptionnelles. On attend des membres de l’équipe qu’ils travaillent avec les autres pour résoudre les problèmes et qu’ils s’adressent à leur chef lorsqu’ils estiment que ce dernier doit être mis au courant. Cependant, de nombreux chefs d’équipe virtuelle que j’ai rencontrés se plaignent amèrement du tsunami de courriels qu’ils reçoivent des membres de l’équipe virtuelle – le chef d’équipe est littéralement mis en copie dans tous les courriels de tous les membres de l’équipe. Le chef d’équipe n’est alors rien d’autre qu’un preneur de courrier électronique et un transitaire glorifié. Pourquoi cela se produit-il ? Pourquoi des personnes qui, normalement, ne voudraient pas déranger le patron dans une équipe colocalisée changent-elles complètement de comportement dans une équipe virtuelle ? La réponse est simple : ils ne comprennent pas bien les rôles et les responsabilités de tous les membres de l’équipe virtuelle et n’ont donc pas d’autre choix que de contacter le patron ! Cela devient un cercle vicieux et peut conduire à la paralysie de l’équipe.
- Les malentendus interculturels : Différences culturelles sont inhérentes au travail au sein d’une équipe virtuelle internationale. Chaque membre de l’équipe, quel que soit son pays, apporte ses propres préjugés culturels et ses propres idées préconçues. Chaque activité impliquée dans le travail au sein d’une équipe mondiale suscite une approche “normale” différente selon la nationalité du membre de l’équipe. Les points clés à garder à l’esprit sont les suivants :
- À quoi ressemble un bon leadership ? Chaque membre de l’équipe peut avoir une réponse différente à cette question. Comment le chef d’équipe doit-il se comporter et s’adapter ?
- Comment devons-nous gérer nos réunions ? D’un point de vue interculturel, il n’existe pas de réunion “bien gérée”. Ce qu’un membre de l’équipe d’un pays peut considérer comme une réunion efficace et productive peut sembler chaotique à un autre membre de l’équipe d’un pays différent. Alors, comment faire en sorte que les réunions fonctionnent pour l’ensemble de l’équipe ?
- Quel est le processus de prise de décision ? Le chef d’équipe demande-t-il des avis et prend-il ensuite la décision, ou avons-nous une approche véritablement consensuelle ? Devons-nous attendre d’avoir toutes les informations possibles pour prendre une décision ou devons-nous agir rapidement et chercher à adapter la décision au fur et à mesure que les événements se déroulent ?
- Faut-il écrire ou parler ? Certaines cultures sont plus orientées vers l’écrit alors que d’autres sont plus orientées vers l’oral. Certaines cultures considèrent qu’une demande écrite est plus importante, tandis qu’une autre ne répondra qu’après en avoir discuté. Alors, quelle méthodologie de communication devons-nous adopter en tant qu’équipe ?
- Communication et malentendus : Une équipe virtuelle peut facilement se composer de 20 personnes originaires de 14 pays différents et dont la langue maternelle est 10 langues différentes. Dans une telle situation, des erreurs de communication et des malentendus sont inévitables. Non seulement les compétences linguistiques dans la langue commune de l’équipe (généralement l’anglais) varieront énormément, mais chaque membre de l’équipe apportera avec lui ses propres hypothèses culturelles sur ce qu’est une “bonne” communication. Ce qui est perçu comme une communication claire et sans ambiguïté par un membre de l’équipe peut être considéré comme impoli et agressif par un autre ; une instruction formulée avec diplomatie peut facilement être interprétée comme délibérément vague et suspecte par un autre.
Manque de spontanéité : Aussi simple que cela puisse paraître, je pense que cette question résume à elle seule le défi que représente le fonctionnement efficace des équipes virtuelles mondiales. En d’autres termes, il n’y a pas de moments de “refroidissement de l’eau” et ces moments non planifiés de “refroidissement de l’eau” sont souvent ce qui permet aux équipes colocalisées de fonctionner efficacement. Dans une équipe colocalisée, les informations sont diffusées de manière informelle, même si le chef oublie de dire officiellement les choses aux gens (et soyons réalistes, tous les chefs ne sont pas de grands communicateurs ! Je pense qu’il s’agit là de la raison la plus importante pour laquelle les équipes virtuelles ne parviennent tout simplement pas à créer des liens et elle met en évidence l’une des principales solutions pour les équipes mondiales, à savoir la nécessité d’une planification et d’une exécution rigoureuses, car le “spontané” n’existe tout simplement pas.Solutions d’équipe globales
Nous sommes spécialisés dans l’aide aux équipes virtuelles mondiales et aux chefs d’équipes virtuelles mondiales pour comprendre ces défis et développer des solutions pour s’assurer que les gens peuvent travailler efficacement dans ces situations les plus difficiles. Nos cours comprennent :
- Diriger des équipes virtuelles mondiales
- Travailler au sein d’équipes mondiales virtuelles
- Réunions virtuelles mondiales efficaces
- Développer la conscience culturelle dans les équipes virtuelles mondiales
Tous les programmes sont adaptés aux besoins des clients et dispensés par des formateurs ayant des dizaines d’années d’expérience du travail transfrontalier.
