A pandemia da Covid-19 forçou milhares de organizações a reestruturar a forma como operam, e essa reestruturação forçou milhões de trabalhadores a sair do escritório e entrar em um ambiente de trabalho remoto. Embora atualmente todos nós estejamos trabalhando principalmente nesse ambiente remoto, parece provável que, após a pandemia, muitas empresas optarão por operar com uma abordagem híbrida, em que os funcionários têm a oportunidade de trabalhar parcialmente em casa e parcialmente no escritório, o que colocará em foco a questão do gerenciamento de equipes híbridas.
Isso mudará radicalmente a forma como as equipes operam e os gerentes terão que reaprender a arte de gerenciar uma equipe. Na Global Business Culture, estamos atualmente realizando dezenas de programas de treinamento destinados a ajudar gerentes experientes a entrar nesse novo ambiente híbrido e achamos que seria útil compartilhar alguns de nossos aprendizados e algumas de nossas principais dicas sobre esse tópico.
Selecionamos 5 áreas que os gerentes precisarão abordar em um ambiente de equipe híbrido – mas isso é apenas a ponta do iceberg. De qualquer forma, esperamos que essas ideias sejam úteis:
Ser um modelo para comportamentos híbridos
O desafio
A mudança de um ambiente de trabalho baseado em escritório para um ambiente de equipe híbrido mais complexo cria oportunidades para as pessoas, mas também apresenta uma série de desafios. Muitas pessoas estão sendo solicitadas a reaprender hábitos e padrões de trabalho que as mantiveram em boa situação por décadas e, como todos sabemos, a mudança nunca é fácil. As transições de uma abordagem antiga para uma nova abordagem levam tempo e novos comportamentos devem ser aprendidos e incorporados.
- Em uma era de mudanças, as pessoas geralmente procuram modelos com os quais possam aprender as melhores práticas e, em um ambiente de equipe, esse modelo geralmente é o gerente.
É importante que os gerentes reconheçam que têm a responsabilidade de modelar bons comportamentos de gerenciamento de equipes híbridas e que suas ações provavelmente definirão o tom que a equipe seguirá. Se eles derem um bom exemplo, é provável que a equipe funcione bem em um ambiente híbrido, mas se suas ações derem um mau exemplo, é provável que a equipe não funcione bem.
Principais dicas
- Reconhecer sua função. Como gerente, você nunca está “desligado”. Todas as suas ações, abordagens e comportamentos são visíveis para a equipe
- Conversa híbrida. Reconheça que as coisas estão diferentes agora e discuta essas diferenças com sua equipe – não finja que as coisas estão como antes
- Incentivar a comunicação. Os membros da equipe híbrida precisam ser ativamente incentivados a se comunicar para tentar substituir algumas das interações espontâneas que ocorrem em um ambiente de escritório. Se você se comunicar com frequência e incentivar a comunicação, a equipe provavelmente seguirá o seu exemplo
- Não seja um modelo de comportamentos ruins. Se você está sempre enviando e-mails às 23h, os membros da sua equipe podem presumir que isso também é esperado deles
- Apresentar um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Se você fizer uma pausa regular para o almoço e informar à equipe que está fazendo isso, eles sentirão que não há problema em fazer o mesmo. Diga a eles que você não estará disponível por 30 minutos porque vai dar uma caminhada – eles também poderão se exercitar como resultado
Criando confiança com os membros da equipe
O desafio
As organizações são basicamente construídas com base na confiança. Confiamos uns nos outros para realizar as tarefas que nos são solicitadas; confiamos que nosso gerente nos apoiará e confiamos que a empresa tem em mente nossos melhores interesses. A confiança é a cola que une a empresa e ajuda todos a atingir os objetivos corporativos e pessoais.
- Entretanto, a confiança é intangível e difícil de ser definida, além de ser difícil de ser construída e mantida.
O que sabemos é que a confiança é construída ao longo do tempo por meio de interações frequentes e significativas que geram resultados com propósito. Infelizmente, em um ambiente de equipe híbrido, as interações com os membros da equipe tendem a ser menos frequentes e podem ser mais superficiais. As situações cotidianas de união que ocorrem em um ambiente de escritório são difíceis de reproduzir e os relacionamentos são mais desafiadores de serem forjados – no entanto, a confiança continua sendo a cola que unirá a equipe e o gerente precisa trabalhar com afinco nessa questão.
A confiança é construída tanto em nível profissional quanto social. Os membros da equipe querem saber que podem confiar nas capacidades e nos conhecimentos profissionais do gerente, mas também querem sentir que podem confiar nele como pessoa em um nível de relacionamento. O gerenciamento de equipes híbridas exigirá que os gerentes trabalhem arduamente para criar e manter a confiança nessas duas áreas, pois é na combinação das duas que se encontra a verdadeira confiança.
As dicas abaixo podem ser um ponto de partida para ajudar os gerentes a trabalhar no aprofundamento da confiança com os membros da equipe.
Principais dicas
- Comunicação aberta. Você precisa se comunicar com os membros da equipe de forma consistente e mantê-los informados sobre os acontecimentos – não esconda nada deles
- Seja ágil e confiável. Os membros da equipe precisam saber que você está disponível para eles e que responderá às suas preocupações
- Defina expectativas claras. Defina expectativas claras para cada membro da equipe e seja consistente com essas expectativas ao longo do tempo
- Seja pessoal. É difícil ter um relacionamento de confiança com alguém que você conhece apenas superficialmente, por isso é importante criar um diálogo social em suas interações
- Manter a confidencialidade. A maneira mais rápida de destruir a confiança é quebrar uma confidência, portanto, certifique-se de que as pessoas saibam que podem confiar em você para tratar de qualquer assunto que queiram compartilhar
Compartilhe o contexto o tempo todo ao gerenciar equipes híbridas
O desafio
Quando as pessoas trabalham juntas em um escritório, as notícias e as informações circulam com bastante liberdade. As pessoas conversam entre si, ouvem as conversas de seus colegas de trabalho e de seu gerente e participam de reuniões ad hoc o tempo todo.
Isso significa que os membros da equipe geralmente estão “por dentro”. Talvez não saibam tudo, mas sabem muito sobre o que está acontecendo na equipe e na empresa de modo geral.
Em outras palavras, eles têm contexto. Eles entendem o que estão sendo solicitados a fazer, por que estão sendo solicitados a fazê-lo e qual o impacto que isso terá.
Isso dá às pessoas um senso de propósito.
- Quando as pessoas trabalham em equipes híbridas, é muito mais difícil obter informações. Todos os canais de comunicação informais normais são perdidos e, com o tempo, o perigo é que as pessoas não tenham contexto e comecem a perder qualquer senso de propósito associado à sua função.
Ao gerenciar equipes híbridas, os gerentes não podem permitir que ocorra qualquer perda de senso de propósito resultante da falta de contexto.
Principais dicas
- Questione-se. Ao alocar tarefas para os membros da equipe, faça a si mesmo a simples pergunta: “Essa pessoa entenderá por que estou pedindo que ela faça isso e qual será o impacto de fazê-lo?
- Compartilhe informações. Quando receber novas informações sobre um projeto ou sobre a empresa em geral, tenha um processo para compartilhar essas informações com toda a equipe (a menos que sejam confidenciais, é claro)
- Não presuma. Nunca presuma que as pessoas sabem coisas só porque você sabe – como gerente, você tem acesso a mais informações do que o restante da sua equipe
- Revisar os problemas: Só porque você comunicou algo uma vez, não pense que todos terão lido, entendido ou percebido seu significado
- Contexto de endereço em 1-2-1s. Crie “atualizações de contexto” em todas as conversas individuais que tiver com os membros da equipe
Trate cada membro da equipe como um indivíduo ao gerenciar equipes híbridas
O desafio
Ao trabalhar remotamente em um ambiente híbrido, é fundamental que cada membro da equipe continue a se sentir valorizado e apreciado por seu gerente. Infelizmente, é mais difícil para os gerentes manterem um relacionamento próximo com as pessoas quando não as veem pessoalmente com regularidade.
Portanto, os gerentes precisam fazer um esforço especial para manter contato regular com cada membro da equipe e esse contato precisa ser adaptado às necessidades de cada indivíduo. Alguns membros da equipe podem precisar de treinamento adicional em determinados aspectos do trabalho, outros podem estar preocupados com suas perspectivas de progressão na carreira, enquanto um terceiro pode estar enfrentando desafios domésticos. Um gerente híbrido eficaz precisa estar atento às diferentes necessidades de cada indivíduo de uma equipe e atender a essas necessidades específicas da forma mais eficaz possível.
- Se você não fizer perguntas para saber quais são as preocupações de cada membro da equipe, não saberá como calibrar suas conversas com eles.
O desafio, portanto, é manter-se próximo o suficiente de todos os membros da sua equipe para saber em que se concentrar com eles em qualquer momento específico.
Principais dicas
- Não adote uma abordagem de “tamanho único”. Ao conversar individualmente com as pessoas, analise quais são os principais elementos de sua conversa antes da chamada
- Faça perguntas. À distância, pode ser difícil avaliar o humor de um membro da equipe, portanto, você precisa adquirir o hábito de fazer perguntas abertas para que eles falem
- Dê contexto. Não limite suas discussões apenas a tópicos relacionados a tarefas imediatas. Fale de forma mais ampla sobre a empresa, suas aspirações dentro da empresa e os próximos desenvolvimentos
- Crie o relacionamento. Quando as pessoas trabalham juntas no escritório, elas não conversam apenas sobre questões relacionadas ao trabalho, mas também sobre áreas de interesse mais amplas – seja família, eventos atuais ou até mesmo esportes
- Seja aberto. É mais provável que as pessoas sejam abertas com você se você for aberto com elas
Estruturação de sua própria carga de trabalho
O desafio
Os gerentes de equipes híbridas geralmente se veem sob enorme pressão de tempo, resultado da natureza complexa do trabalho em um ambiente remoto. Eles percebem que são constantemente puxados em diferentes direções pelas demandas concorrentes de trabalhar na dinâmica da equipe, passar tempo suficiente com os membros individuais da equipe, gerenciar seus próprios chefes e realizar suas próprias tarefas principais.
O perigo nessa situação é que os gerentes se tornam excessivamente reativos às demandas do momento em detrimento de uma abordagem mais estratégica de suas responsabilidades – as necessidades imediatas do momento começam a ditar a estrutura do dia do gerente. E quanto mais se permite que isso aconteça, mais agudo se torna o desafio.
- Gerenciar o tempo com eficiência é fundamental para garantir a eficácia da equipe.
Portanto, o desafio, ao gerenciar equipes híbridas, é reconhecer esse padrão e tomar medidas ativas para retomar o controle de sua agenda e carga de trabalho. Os gerentes precisam fazer um balanço de como estão alocando seu tempo diariamente e tomar medidas se perceberem que o uso do tempo está desequilibrado.
Principais dicas
- Fazendo um balanço. Avalie quanto tempo você está gastando nos diferentes aspectos de suas responsabilidades gerenciais e verifique se alguma área de seu trabalho está consumindo uma quantidade desproporcional de seu tempo
- Recalibrar. Se você achar que seu tempo não está sendo alocado de forma eficiente, tente descobrir por que determinadas tarefas estão consumindo seu tempo e elabore um plano para reequilibrar as coisas
- Delegado. Se perceber que está envolvido em tarefas que poderiam facilmente ser realizadas por outros membros da equipe, reatribua as tarefas de acordo
- Reavaliar os processos. Os gerentes geralmente são chamados para corrigir problemas que surgiram devido a falhas no processo. Se os mesmos problemas demorados ocorrerem regularmente, procure corrigir a causa do problema em vez de resolver os resultados do problema
- Faça intervalos de tempo para a equipe. Agende períodos do dia em que você possa simplesmente se concentrar em algumas das principais tarefas que precisa realizar e informe à equipe que você estará “off-line” por um determinado período
É realmente importante que os gerentes reconheçam que liderar uma equipe híbrida é muito diferente de liderar uma equipe co-localizada e que eles precisam desenvolver novas habilidades e novas abordagens.
Também é importante que as organizações reconheçam o desafio que suas equipes de gerenciamento enfrentam nesse novo ambiente e invistam em treinamento e desenvolvimento para ajudá-las a navegar no futuro mundo do trabalho.
