Desafios da equipe virtual global

Estamos entregando programas globais de treinamento de equipes virtuais A equipe de treinamento de equipes virtuais globais da SGS trabalha para grandes organizações globais há mais de quinze anos e, portanto, está muito ciente dos vários desafios de equipes virtuais globais que as pessoas enfrentam diariamente. Realizamos esses programas de treinamento para pessoas em várias regiões geográficas, tanto em uma sala de aula “ao vivo” quanto em uma sala de aula virtual, por meio do uso da tecnologia de webinar, em uma ampla variedade de setores, mas, independentemente da região geográfica e do setor, os desafios permanecem constantes.

As empresas tiveram uma escolha até 2020 – elas poderiam ignorar os problemas que tendem a tornar as equipes virtuais menos produtivas do que as equipes co-localizadas ou poderiam abordar esses problemas por meio de programas de treinamento prático bem estruturados. Elas tinham essa opção até 2020, mas a pandemia da Covid-19 transformou drasticamente o cenário de trabalho e parece altamente provável que, no futuro, muito mais pessoas estarão trabalhando em equipes virtuais do que sentadas juntas em um escritório tradicional. Mesmo que as pessoas não trabalhem remotamente o tempo todo, elas inevitavelmente trabalharão parte da semana em casa.

O treinamento de equipes virtuais globais torna-se, portanto, uma “necessidade” e não uma “comodidade”, e achei que seria útil compartilhar minhas experiências sobre quais são os principais desafios das equipes virtuais globais. Acho que essas experiências podem ser valiosas porque não são realmente minhas – são as experiências que centenas e centenas de participantes de programas de treinamento me relataram nos programas de treinamento que realizo para clientes. Esses desafios não são de forma alguma teóricos; eles estão profundamente enraizados em experiências da vida real.

Equipes virtuais globais – uma definição

Tenho uma definição que compartilho com frequência em programas de treinamento de equipes virtuais globais, que os participantes parecem achar útil e que sempre estimula o debate. Essa definição é:

• Uma equipe virtual global é um grupo de pessoas que trabalham além das fronteiras de tempo, geografia, idioma e cultura e que se conectam com sucesso por meio da tecnologia e de metas comuns acordadas
• Essa equipe deve ter o conjunto certo de habilidades, estar comprometida com as metas corporativas acordadas e ser capaz de responsabilizar-se mutuamente por atingir essas metas sem medo de ofender

Essa definição descreve o objetivo teórico de qualquer equipe virtual, mas, infelizmente, a maioria das equipes virtuais globais fracassa quando comparada com a maioria dos objetivos listados acima. É indiscutivelmente verdade que uma equipe virtual global “é um grupo de indivíduos que trabalham além das fronteiras de tempo, geografia, idioma e cultura” – essa parte da definição não pode ser contestada, mas começo a ter sérios problemas com a frase “que se conectam com sucesso por meio de tecnologia e objetivos comuns”. Se essas equipes estivessem de fato ligadas com sucesso pela tecnologia e por objetivos comuns, por que as pessoas em todos os programas de treinamento que realizo reclamam da ineficácia da tecnologia que usam e simplesmente riem da ideia de que todos em uma equipe virtual compartilham objetivos comuns? E isso antes de começarmos a analisar as questões relacionadas aos conjuntos de habilidades e à responsabilidade mútua!

Desafios da equipe virtual global

Então, quais são os desafios mais comuns que as pessoas levantam quando analisamos essas questões durante os programas de treinamento de equipes virtuais globais que realizamos para nossos clientes? Aqui estão cinco dos problemas mais frequentes:

• Falta de espontaneidade: Por mais simples que pareça, acho que essa única questão resume o desafio de fazer com que as equipes virtuais globais funcionem de forma eficaz. Simplificando: não há momentos de “bebedouro” e esses momentos não planejados de “bebedouro” são, muitas vezes, o que faz com que as equipes co-localizadas funcionem de forma eficaz. Em uma equipe localizada, as informações são disseminadas de maneira informal, mesmo que o líder se esqueça de contar formalmente as coisas para as pessoas (e, convenhamos, nem todos os líderes são ótimos comunicadores!). No entanto, se as informações não forem trocadas formalmente em uma equipe virtual, elas simplesmente não serão disseminadas e, com o tempo, as pessoas que estão nas extremidades serão deixadas de lado e começarão a se sentir desmotivadas e mal-amadas. Acredito que esse seja o motivo mais importante pelo qual as equipes virtuais simplesmente não se unem com sucesso e aponta para uma das principais soluções para equipes globais, que é a necessidade de tudo ser rigorosamente planejado e executado, pois o “espontâneo” simplesmente não acontece.
• Funções e responsabilidades mal definidas e mal comunicadas: As pessoas tendem a saber exatamente quais são as funções e responsabilidades de cada um em uma equipe co-localizada, pois é possível ver e ouvir fisicamente o que seus colegas estão fazendo. Você os ouve ao telefone e em conversas em suas mesas com colegas, conversa com eles sobre problemas no almoço e em reuniões e trabalha com eles em tarefas compartilhadas. Ao trabalhar em uma equipe virtual global, é quase impossível ter uma boa noção das funções e responsabilidades das pessoas, a menos que elas sejam explicitamente definidas para todos na equipe. É absolutamente imperativo que as funções e responsabilidades de cada membro da equipe sejam compreendidas por todos os demais, o que significa que o líder da equipe precisa ser muito explícito sobre essa questão no estágio inicial de admissão da equipe e em todos os estágios futuros, quando novos membros da equipe ingressarem.
• Confiança excessiva no líder da equipe: Em uma equipe co-localizada que funciona bem (no Ocidente), os membros da equipe só tendem a “incomodar” o chefe em circunstâncias excepcionais. Espera-se que as pessoas trabalhem com os outros membros da equipe para resolver os problemas e, em seguida, consultem o chefe quando houver problemas dos quais o líder deva estar ciente. No entanto, muitos líderes de equipes virtuais que conheci reclamam amargamente do tsunami de e-mails que recebem dos membros da equipe virtual – o líder da equipe é literalmente copiado em todos os e-mails de todos os membros da equipe. Dessa forma, o líder da equipe se torna nada mais do que um receptor e encaminhador de e-mails. Por que isso acontece? Por que as pessoas que normalmente não querem incomodar o chefe quando estão em uma equipe local mudam completamente de comportamento quando estão em uma equipe virtual? A resposta é simples: elas não entendem totalmente as funções e responsabilidades de todos os membros da equipe virtual e, portanto, não têm outra opção a não ser entrar em contato com o chefe! Isso se torna um ciclo vicioso e pode levar à paralisia da equipe.
• Mal-entendidos interculturais: Diferenças culturais são inerentes ao território de trabalho em uma equipe virtual global. Cada membro da equipe de cada país traz seus próprios preconceitos e ideias pré-concebidas para a festa. Cada atividade envolvida no trabalho em uma equipe global gera uma abordagem “normal” diferente, dependendo da nacionalidade do membro da equipe. As principais questões a serem lembradas aqui seriam:
  • Como é uma boa liderança? Cada membro da equipe pode ter uma resposta diferente para essa pergunta, portanto, como se espera que o líder da equipe se comporte e se adapte?
  • Como devemos conduzir nossas reuniões? Não existe uma reunião “bem conduzida” em uma perspectiva intercultural. O que um membro da equipe de um país pode considerar uma reunião eficiente e produtiva pode parecer caótico para outro membro da equipe de um país diferente. Então, como podemos fazer com que as reuniões funcionem para toda a equipe?
  • Qual é o processo de tomada de decisão? O líder da equipe pede opiniões e depois toma a decisão, ou temos uma abordagem verdadeiramente consensual? Devemos esperar para tomar a decisão até termos todas as informações possíveis ou devemos agir rapidamente e procurar adaptar a decisão à medida que os eventos se desenrolam?
  • Devemos escrever ou falar? Algumas culturas são mais orientadas para a palavra escrita, enquanto outras são mais orientadas para a palavra falada. Algumas culturas consideram mais importante uma solicitação por escrito, enquanto outra cultura talvez só responda depois de discutir algo. Então, qual metodologia de comunicação adotamos como equipe?
• Comunicação e mal-entendidos: Uma equipe virtual pode facilmente ser composta por 20 pessoas de 14 países diferentes que falam 10 idiomas diferentes como língua nativa. Nessa situação, é provável que ocorram falhas de comunicação e mal-entendidos.  Não apenas a habilidade linguística no idioma comum da equipe (geralmente o inglês) varia enormemente, mas cada membro da equipe trará consigo suas próprias suposições culturais sobre o que é uma “boa” comunicação. O que é percebido como uma comunicação clara e sem ambiguidade por um membro da equipe pode ser visto como rude e agressivo por outro; uma instrução formulada diplomaticamente pode ser facilmente interpretada como deliberadamente vaga e suspeita por outro.

Soluções para equipes globais

Somos especializados em ajudar equipes virtuais globais e líderes de equipes virtuais globais a entender esses desafios e desenvolver soluções para garantir que as pessoas possam trabalhar de forma eficaz nessas situações mais desafiadoras. Nossos cursos incluem:

• Liderança de equipes virtuais globais
• Trabalho em equipes virtuais globais
• Reuniões virtuais globais eficazes
• Desenvolvimento da consciência cultural em equipes virtuais globais

Todos os programas são adaptados para atender às necessidades dos clientes e ministrados por instrutores com décadas de experiência em trabalho internacional.