As 10 melhores dicas para gerenciar equipes híbridas

Como muitas equipes em todo o mundo transitam de ambientes de trabalho remotos para ambientes híbridos, surgiu um novo conjunto de desafios de gestão.

Encontramos inúmeros clientes e nos relacionamos com especialistas em gerenciamento de equipes híbridas para obter um pulso nas atitudes gerais, obstáculos, expectativas, preocupações e benefícios desta nova cultura de trabalho.

Embora sempre haverá um grau de incerteza em grandes mudanças organizacionais, estamos aqui para informá-lo de que você não está sozinho. Há maneiras de gerenciar equipes híbridas tão eficazmente, se não mais eficazmente do que você tem no escritório ou remotamente. 

Aqui estão nossos As 10 melhores dicas para gerenciar equipes híbridas para começar:

1. Fornecer "atualizações de contexto" aos membros de sua equipe

Quando se trabalha em equipes híbridas, informações importantes muitas vezes se perdem no embaralhamento. Um líder eficaz reservará tempo para contextualizar a equipe sobre por que o que eles estão fazendo é importante para alcançar as metas da equipe ou da organização. Isto pode atrasar outras tarefas naquele dia, mas não há problema porque estas "atualizações de contexto" são essenciais para construir confiança e um senso de propósito entre os membros da equipe.  

2. Cuidado com o viés de proximidade

O viés de proximidade é a preferência implícita por aqueles que estão fisicamente mais próximos de você do que aqueles que estão fisicamente mais distantes. Este é um viés subconsciente pelo qual os gerentes híbridos não devem ser culpados, mas conscientes. Embora possa ser fácil pedir a seu colega na próxima mesa que complete uma tarefa rápida para você, esteja atento à disparidade de tempo, atenção ou comunicação entre você e cada relatório direto.  

Confira este artigo da BBC sobre como o viés de proximidade pode levar ao favoritismo se não for cuidadosamente monitorado.

3. Automatizar onde e quando faz sentido 

Liberar o controle de processos de longa data é difícil, mas às vezes é necessário para avançar. Isto se tornou óbvio para um de nossos clientes cujo processo de embarque estava consumindo o tempo dos gerentes. Eles precisavam de uma maneira para que os tópicos de bordo fossem facilmente racionalizados para um local on-line conveniente tanto para membros de equipes remotas quanto para membros de equipes no escritório. Após o treinamento conosco, eles planejaram criar um "hub" central de onboarding baseado na web para todas as políticas e padrões da empresa. Eles até mesmo customizaram a experiência on-line para apelar tanto para os alunos práticos, visuais e auditivos! 

4. Estabelecer claras expectativas operacionais 

Estabelecer expectativas sobre tópicos tais como câmeras ligadas/desligadas durante reuniões, como/quando convocar reuniões, quem enviará a agenda da reunião, como compartilhar informações confidenciais, como saber quando um membro da equipe está em pausa ou se desligou para o dia, etc. Não deixe sua equipe adivinhar sobre estes protocolos operacionais do dia-a-dia. Se todos estiverem cientes e cumprirem as expectativas, a ambigüidade e a difusão da responsabilidade diminuirão. 

5. Capacitar os membros da equipe a dizer "não" a algumas reuniões

O cansaço das reuniões virtuais é um dos maiores desafios que ouvimos quando trabalhamos com nossos clientes. Os gerentes e membros da equipe são freqüentemente inundados por convites para reuniões, deixando-os exaustos e sem tempo para completar suas tarefas individuais. Se você vai aceitar um convite para uma reunião, seja intencional ao fazê-lo. Por que é importante que você esteja nessa reunião? Se você não puder responder a esta pergunta, a reunião provavelmente não é um uso eficaz do tempo. Normalize dizendo "não" a algumas reuniões e dê poder aos membros de sua equipe para fazer o mesmo. 

6. Faça pausas

Nosso instinto pode ser preencher nosso dia de trabalho de mais de 8 horas com o máximo de tarefas que pudermos realizar, no entanto, isto tem provado ser uma abordagem ineficaz para alcançar objetivos maiores. Uma xícara extra de café pode ajudá-lo a chegar à linha de chegada do dia, mas não é a maneira mais eficaz de atingir seus objetivos de grande porte. Não há substituto para o descanso do corpo humano ou da mente. Esteja atento quando sua produtividade começar a diminuir durante o dia. Isso geralmente é um bom sinal para fazer uma pausa. Faça um esforço para dizer aos membros de sua equipe quando você estiver fazendo uma pausa para demonstrar que está tudo bem para que eles façam o mesmo.

Dica de bônus: Quando você estiver fazendo pausas, defina suas equipes Microsoft ou o status on-line para "Be Right Back" para notificar seus colegas de que você está se afastando por alguns minutos. 

7. Criar um Acordo de Operação de Equipe 

Um Acordo de Operação de Equipe (TOA) é uma maneira eficaz de discutir, estabelecer e documentar como uma equipe irá funcionar. Os TOAs ajudam os membros da equipe: trabalhar em conjunto com um propósito alinhado, estar ciente das expectativas do grupo, trabalhar através de questões e desafios e remover suposições sobre como os projetos irão operar.

8. Manter reuniões curtas, bem planejadas e interativas 

Criar uma agenda detalhada antes de cada reunião e ser intencional com quem recebe o convite. Chegue a um acordo sobre a etiqueta da reunião, tal como o "on/off" mudo - estes protocolos de reunião podem ser executados no Acordo de Operação de sua Equipe. Pontuar as reuniões resumindo o progresso feito no final de cada ponto da agenda. Mais importante ainda, se você estiver sendo acompanhado por membros da equipe tanto fisicamente na sala quanto virtualmente, crie oportunidades para que as pessoas virtuais contribuam durante toda a reunião (não apenas no início ou no final). Descobrimos que chamar os membros da equipe pelo nome é eficaz para engajar a experiência de todos. 

9. Ser flexível no recrutamento/retenção

Já se foram os dias em que os talentos de alto nível eram limitados apenas à área local ou tri-estadual. Utilize oportunidades de trabalho flexíveis e remotas para atrair os melhores talentos de todo o país e do mundo. Isto pode significar ficar mais confortável com a comunicação assíncrona como o principal modo de ligação com os membros da equipe. A comunicação assíncrona em múltiplos fusos horários permite um maior controle do fluxo de trabalho 24 horas por dia, respeitando o horário de desligamento diário de cada membro da equipe. 

10. Inquérito sobre Treinamento de Equipes Híbridas 

Se você achou estas dicas úteis, entre em contato conosco em Global Business Culture para estabelecer um tempo para discutir como podemos trazer nossa experiência em gerenciamento e trabalho em equipes híbridas para elevar sua organização a níveis mais altos de operação.

Curioso sobre o ROI do Treinamento de Equipes Híbridas? Veja abaixo.

• Equipes mais fortes, mais eficazes através do desenvolvimento individual e em equipe na definição de expectativas, gerenciamento de reuniões e construção de relacionamentos
• Impulso na coesão e confiança da equipe através da conscientização do preconceito de proximidade e da construção do moral da equipe
• Comunicação sem emendas através da criação de um Acordo de Operação de Equipe, esclarecendo funções e responsabilidades, e compreendendo os contextos individuais dos membros da equipe
• Manter e atrair excelentes talentos por meio de processos híbridos eficazes de bordo, expectativas de equilíbrio trabalho-vida, mentoria e desenvolvimento de carreira
• Aumento da competitividade sobre outras organizações que não compreendem as mudanças nas melhores práticas para acomodar o ambiente híbrido