Les 10 meilleurs conseils pour gérer les équipes hybrides

Alors que de nombreuses équipes à travers le monde passent d'un environnement de travail à distance à un environnement hybride, une nouvelle série de défis de gestion est apparue.

Nous avons rencontré d'innombrables clients et sommes entrés en contact avec des spécialistes de la gestion des équipes hybrides pour prendre le pouls des attitudes générales, des obstacles, des attentes, des préoccupations et des avantages de cette nouvelle culture de travail.

Bien qu'il y ait toujours un certain degré d'incertitude dans les grands changements organisationnels, nous sommes ici pour vous dire que vous n'êtes pas seul. Il existe des moyens de gérer des équipes hybrides aussi efficacement, sinon plus, que celles que vous avez au bureau ou à distance. 

Voici nos 10 conseils pour gérer les équipes hybrides pour vous aider à démarrer :

1. Fournissez des "mises à jour contextuelles" aux membres de votre équipe

Lorsque l'on travaille au sein d'équipes hybrides, les informations importantes se perdent souvent dans la mêlée. Un leader efficace prendra le temps d'expliquer à l'équipe pourquoi ce qu'elle fait est important pour atteindre les objectifs de l'équipe ou de l'organisation. Cela peut ralentir les autres tâches de la journée, mais ce n'est pas grave, car ces "mises à jour du contexte" sont essentielles pour instaurer la confiance et le sens de l'objectif parmi les membres de l'équipe.  

2. Attention au biais de proximité

Le biais de proximité est la préférence implicite pour ceux qui sont physiquement plus proches de vous plutôt que ceux qui sont physiquement plus éloignés. Il s'agit d'un préjugé subconscient dont les gestionnaires d'hybrides ne doivent pas être tenus responsables, mais dont ils doivent être conscients. Même s'il peut être facile de demander à votre collègue du bureau d'à côté d'effectuer une tâche rapide pour vous, soyez attentif à la disparité de temps, d'attention ou de communication entre vous et chaque subordonné direct.  

Consultez cet article de la BBC sur la façon dont le biais de proximité peut conduire au favoritisme s'il n'est pas soigneusement contrôlé.

3. Automatiser où et quand cela a du sens 

Libérer le contrôle de processus anciens est difficile, mais parfois nécessaire pour progresser. C'est ce qui est apparu clairement à l'un de nos clients dont le processus d'accueil des nouveaux collaborateurs accaparait le temps des managers. Ils avaient besoin d'un moyen de rationaliser facilement les sujets d'accueil en un seul endroit en ligne pratique pour les membres de l'équipe, qu'ils soient à distance ou sur place. Après avoir suivi une formation avec nous, ils ont envisagé de créer un "hub" central d'accueil en ligne pour toutes les politiques et normes de l'entreprise. Ils ont même personnalisé l'expérience en ligne pour qu'elle plaise à ceux qui apprennent par la pratique, par la vue et par l'ouïe ! 

4. Définir des attentes opérationnelles claires 

Définissez des attentes sur des sujets tels que l'allumage et l'extinction des caméras pendant les réunions, comment et quand convoquer des réunions, qui enverra l'ordre du jour de la réunion, comment partager des informations confidentielles, comment savoir si un membre de l'équipe est en pause ou a terminé sa journée, etc. Ne laissez pas votre équipe dans l'incertitude quant à ces protocoles de fonctionnement quotidiens. Ne laissez pas votre équipe dans l'incertitude quant à ces protocoles de fonctionnement quotidiens. Si chacun est conscient des attentes et y répond, l'ambiguïté et la diffusion des responsabilités diminueront. 

5. Permettez aux membres de l'équipe de dire "non" à certaines réunions.

La lassitude à l'égard des réunions virtuelles est l'un des principaux problèmes que nous avons rencontrés dans le cadre de notre travail avec nos clients. Les managers et les membres de l'équipe sont souvent inondés d'invitations à des réunions, ce qui les épuise et leur laisse peu de temps pour accomplir leurs tâches individuelles. Si vous devez accepter une invitation à une réunion, faites-le intentionnellement. Pourquoi est-il important que vous participiez à cette réunion ? Si vous ne pouvez pas répondre à cette question, la réunion n'est probablement pas une utilisation efficace de votre temps. Normalisez le fait de dire "non" à certaines réunions et donnez aux membres de votre équipe les moyens de faire de même. 

6. Faites des pauses

Notre instinct peut nous pousser à remplir notre journée de travail de plus de huit heures avec autant de tâches que possible, mais cette approche s'est avérée à maintes reprises inefficace pour atteindre des objectifs plus importants. Une tasse de café supplémentaire peut vous aider à atteindre la ligne d'arrivée de la journée, mais ce n'est pas le moyen le plus efficace d'atteindre vos objectifs généraux. Rien ne remplace le repos pour le corps ou l'esprit humain. Soyez attentif au moment où votre productivité commence à diminuer au cours de la journée. C'est généralement un bon signal pour faire une pause. Faites l'effort de dire aux membres de votre équipe quand vous prenez une pause pour leur montrer qu'ils peuvent faire de même.

Conseil supplémentaire : lorsque vous faites des pauses, réglez votre statut Microsoft Teams ou votre statut en ligne sur "Je reviens tout de suite" pour informer vos collègues que vous vous absentez quelques minutes. 

7. Créer un accord de fonctionnement de l'équipe 

Un accord de fonctionnement d'équipe (TOA) est un moyen efficace de discuter, d'établir et de documenter le fonctionnement d'une équipe. Les TOA aident les membres de l'équipe à travailler ensemble dans un but commun, à connaître les attentes du groupe, à résoudre les problèmes et les défis et à éliminer les hypothèses sur le fonctionnement des projets.

8. Faites en sorte que les réunions soient courtes, bien planifiées et interactives. 

Créez un ordre du jour détaillé avant chaque réunion et déterminez avec soin qui reçoit l'invitation. Convenez de l'étiquette à respecter lors des réunions, comme l'activation et la désactivation de la sourdine - ces protocoles de réunion peuvent être exécutés dans l'accord de fonctionnement de votre équipe. Ponctuez les réunions en résumant les progrès réalisés à la fin de chaque point de l'ordre du jour. Plus important encore, si des membres de l'équipe se joignent à vous, qu'ils soient physiquement dans la salle ou virtuellement, créez des opportunités pour que les personnes virtuelles puissent contribuer tout au long de la réunion (et pas seulement au tout début ou à la fin). Nous avons constaté que le fait d'appeler les membres de l'équipe par leur nom permettait de faire appel à l'expertise de chacun. 

9. Faire preuve de souplesse dans le recrutement et la rétention

L'époque où l'on se limitait aux meilleurs talents de la région ou des trois États est révolue. Utilisez les possibilités de travail flexible et à distance pour attirer les meilleurs talents dans tout le pays et dans le monde entier. Cela peut impliquer de se familiariser avec la communication asynchrone comme principal mode de liaison avec les membres de l'équipe. La communication asynchrone sur plusieurs fuseaux horaires permet un meilleur contrôle du flux de travail 24 heures sur 24, tout en respectant l'heure d'approbation quotidienne de chaque membre de l'équipe. 

10. Se renseigner sur la formation des équipes hybrides 

Si ces conseils vous ont été utiles, contactez-nous à l'adresse suivante Global Business Culture pour convenir d'un rendez-vous et discuter de la manière dont nous pouvons mettre à profit notre expertise en matière de gestion et de travail au sein d'équipes hybrides pour élever votre organisation à des niveaux de fonctionnement supérieurs.

Vous êtes curieux de connaître le retour sur investissement de la formation des équipes hybrides ? Voir ci-dessous.

• Des équipes plus fortes et plus efficaces grâce au développement individuel et collectif de la définition des attentes, de la gestion des réunions et de l'établissement de relations.
• Renforcement de la cohésion de l'équipe et de la confiance par la sensibilisation aux préjugés de proximité et le renforcement du moral de l'équipe
• Communication transparente par la création d'un accord de fonctionnement de l'équipe, la clarification des rôles et des responsabilités, et la compréhension des contextes individuels des membres de l'équipe.
• Conserver et attirer d'excellents talents grâce à des processus d'intégration hybrides efficaces, à des attentes en matière d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, au mentorat et au développement de carrière.
• Une compétitivité accrue par rapport aux autres organisations qui ne comprennent pas l'évolution des meilleures pratiques pour s'adapter à l'environnement hybride